非定义流程如何损害业务

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-05-08 浏览 :1058

每个人都知道按照约定俗成的流程推进工作是推动业务成功的关键因素。如果一个流程没有文档化,那它仍然是一个流程吗?如果每个人都只是遵循未记录的流程而行事,是否有什么问题?


首先,一个流程,不管有没有文件记录都改变不了它流程的属性。我们每天一起工作的人会采用相同的做事方式,每次有新工作进来,他们通常都会遵循相同的步骤,所以他们遵循的就是某种流程。


流程的官方定义为“为了达到一个特定的目的而采取的一系列行动或步骤”,因此根据定义,当你记录一次呼叫,处理它,然后关闭它时,你就遵循了一个流程。那么,如果这些流程没有记录在案,问题出在哪里呢?



现代化问题


二三十年前,没有文件记录的程序并不是一个大问题。人们离开了学校,在一个企业中扮演了一个角色,并计划在可预见的未来留在那里。你从同事那里学到了做事的方法,并把这些知识传授给了新同事。


这样的企业总体来说是稳定的,离任者和入职者对企业来说是特定时段的特殊事件,该企业依靠在那里工作的人所保留的知识运作得非常好。但到了现代,这个事情就变了。


如今一代的员工尤其是九零后,在一份工作中呆不超过两年。一份职场调研的报告显示,60%的九零后一代对新的工作机会持开放态度,其中21%的人在过去一年中确实换过工作,这是他们上一代的三倍。




新员工的成本


我不必告诉你新员工第一天的工作效率并不高。人们普遍认为,要想在招聘新员工的成本上收支平衡,大约需要6个月的时间。要让他们达到对企业做出积极贡献的程度,可能需要更长的时间。一些报告估计,真正实现从无到有,为企业创造价值可能需要两年的时间——那么,如果一位员工只呆两年,企业该如何应对呢?


在这一点上,明确记录的流程其价值可以对企业产生显著的影响。


大家都走了,谁来讲故事?


我们当然不太可能突然改变新一代就业者的行为。我们需要做的是让他们尽快跟上速度,加快价值转变之旅。如果我们依赖新员工向现有员工学习,那么随着新一代在工作中所占比例的增加以及老员工的任期到来逐步消退,我们的企业将失去大量积累的、可贵的智慧。


在这种情况下,如果没有完善的流程记录,新员工的价值可能还没有实现,就会伴随着他们的离开,流转到下一家公司,甚至是另一个领域里去,也很有可能最终无法发挥这样的价值,对其本人还是别的企业来说,都是一种浪费和流失。


文件留存是关键


如果企业以此抱怨新一代员工缺乏忠诚度是毫无意义的。并且这种情况也不太可能改变。我们需要接受这种工作方式,从中汲取教训,并找到平衡加快价值时间点的方法。


最有效的方法是为新员工提供全面的入职培训。这些培训文件来自企业多年积累的只会,这将包括清晰和简洁的流程图,以及明确的工作定位和指示。


如果您的企业未做这样的文档留存,也没有切实可据的业务流程管理BPM,它们将损害到您企业的底线。如果您不能迅速向您的新员工展示工作是如何完成的,那么您将面临一条漫长的道路来实现某个员工的价值,而且在他们离开并将他们从你那里学到的技能提供给新雇主之前,他们的价值很可能不会在您的企业里实现。




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