七个设计流程的简单规则

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-05-10 浏览 :545


在变化多端的市场中,流程设计比以往任何时候都重要。如果您认为流程无关紧要,请可以考虑以下几个问题:


1.制造业如何提高生产能力?

2.物流公司如何快速可靠地将产品运到目的地?

3.零售机构如何确保始终如一的高质量服务?

4.电力公司如何确保供电稳定?

5.医院如何提供紧急救生治疗?


当您细细追问这类问题时,您会发现它们背后都指向了同一个答案。没错就是流程。


那么,为什么几乎每个行业都利用流程来提高周期时间、吞吐量、质量和效率,而还有许多企业却将内部流程视为一种障碍呢?


根据我的经验,这归结为执行和治理不力。




大多数IT部门在设计和实现适合其企业的流程方面做得很糟糕。我可以更进一步地说,太多的企业已经采用了庞大的框架,这意味着它们调整极为困难,也异常僵化。


那么,拥有健壮的流程是否仍然适用于当今快节奏的精准、敏捷和不断变化的世界?


当然了!


如果不应用流程,就不可能做更多的事情,错误就不可避免。


我举几个例子。


许多工作是需要持续测试、修正、改善的,这就需要创建自动化的测试脚本。


那么,如何确保测试脚本更新以反映应用程序中的更改呢?我们如何确保测试脚本本身得到正确的测试和部署?


有人可能会说,这只是工作的一部分,然而,在拥有许多不同应用程序和人员的大型企业中,需要有一种方法来确保实现这一点,这就是所谓的流程。


我认为最根本的问题是,我们最终会实施有缺陷的流程,因为大多数IT专业人员不具备正确设计、自动化、管理和改进流程的技能。


所以让我们回到我最初的“设计流程的7条简单规则”。


它们是:


1.了解差距

2.不要从头开始

3.这不是一个人的工作

4.自动化(不要害怕使用自动化技术)

5.验证

6.培训

7.治理


了解差距


如果您希望实现、改进或发布流程,请先找出目前不起作用的部分。是审批过于官僚了?部署版本是否花费太长时间?找出这些差距的最佳方法是与流程相关人员交谈。不要假设你知道问题所在,所有的问题只有与流程相关的人员最清楚了。在流程实施时,需求从定义到开发、部署、操作和支持各个方面的评估。我们使用这些结果来实现流程改进,这些改进是灵活的、合适的,并且适用于企业。


不要从头开始


设计流程,您可以利用优秀的资源,包括敏捷管理、头脑风暴和服务管理,但请记住,这些是指导原则,而不是必须要遵从的规条。您需要听取多方面利益相关者的意见,并提供满足他们需求的产品。对于一个流程来说,它的设计必须满足业务的需要。最佳实践可以塑造这个流程,但是设计工作可以驱动细节。


这不是一个人的工作


要记住,流程设计始终不是一个人的工作,它关乎一个团队、部门乃至一个企业。让流程相关的人参与进来,理解流程与现实业务的差距,才能逐步改善。要让这些利益相关者参与到流程的设计、实现、部署和日常管理中。您还需要不断地传达您对流程的愿景和目标,倾听他们提出的改进建议。


自动化(不要害怕使用自动化技术)


最好的流程当然是自动化流程。但并不是所有的流程都适合自动化。同时,您会发现,有的时候您企业内部会形成一种对自动化的不屑和抵触。许多企业拥有庞大的IT框架却没有涉及到必要的细节,比如谁批准了某个变更、需要多少级别的批准,或者流程使用者需要与什么系统集成。这些看似细小的问题,恰恰是流程、乃至实现流程自动化的关键。这个时候,您需要确保您的流程设计计划包括在收集技术需求和在目标技术方面有足够经验的人。只有对流程本身采取了更为包容的态度,将变更管理、发布管理、服务验证和测试流程整合到一个单的所有者可见的流程中,那么自动化才有实现的可能。


验证


迭代是流程设计保持专注和进步的最佳方法之一。您永远不想陷入这样一种陷阱:你花了几个星期的时间设计一个流程,却发现涉众对此有异议。因此,展示和讲述流程的研讨会为您提供了一个机会,让您能够经常和持续地与流程的利益相关者一起验证流程,以便进行必要的修正并获得认同。有一条建议,不要把验证和收集新需求混为一谈。不要害怕推回全新的需求,把它们放在待办事项中以备将来发布。


培训


确保流程的一致性和坚持性的最佳方法之一是培训员工需要做什么,告诉他们流程对他们有什么好处。在我们的流程实施计划中,我们不断就流程的价值主张进行沟通和培训,因为这是促进团队接受和采用的最佳方式。


治理


治理是设计流程规则中的最后一条,我也把它作为最重要的一条留到最后。


您也许可以花大量的时间和精力设计一个流程,花上数万元在BPM工具上,但是如果人们拒绝遵循这个流程,那么这一切都是毫无意义的。从您的流程中得到的价值将与遵循它们的程度成正比。如果每一个变更都是紧急的,并且很少有文件记录,那么制定变更管理流程是没有意义的。良好的治理要求您为流程建立责任,分配适当的任务,并衡量它们实际完成的情况。正是这一规矩将确保企业在所有流程设计中的付出有所回报。


总之,在当今多变的世界中,拥有健壮的流程十分重要。对于许多人来说,流程似乎阻碍他们自由地完成工作。但谁定义说流程序必须繁琐、官僚或重重关卡呢?根据我的经验,拙劣的流程是拙劣设计的结果。设计一个好的流程需要大量的沟通和协作。我们希望企业能在我们这“七个设计流程的简单规则”中找到流程设计的真正价值。



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