什么是数字流程自动化(DPA)

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-03-22 浏览 :256

今天,企业比以往任何时候都更依赖于数字流程自动化技术来提高效率、降低成本。因为它能在不确定的时间里提供企业急需的灵活性。有了更精简的运营预算,企业就再也不会把钱浪费在耗时乏味的工作上了。根据一项研究,办公室工作人员每年花在行政工作上的时间估计为69天,会使公司每年至少损失上万元。


受低效工作流程影响的不仅仅是普通员工。管理层每天大约将20%的时间花在本可以自动化的工作上。事实是,在现代经济中,没有一个企业不希望在自动化集成到其流程中的情况下优化其工作流程的。


企业在工作流中自动化一个或多个任务的方法称为数字流程自动化(DPA)。在本文中,我们将介绍什么是数字流程自动化,描述DPA的一些优点和常见用法的示例,并通过解释DPA和机器人流程自动化之间的差异来讨论。


数字流程自动化(DPA)定义


数字流程自动化,简称DPA,是一种利用数字技术自动化业务流程中涉及的一个或多个任务的方法。企业经常使用软件作为自动化的手段来优化其工作流程。使用DPA并不一定意味着整个流程都是自动化的。相反,流程通常是部分自动化的,这意味着仍然需要某种形式的人机交互。


人们容易将数字流程自动化与业务流程自动化相混淆。两者区别主要在于范围和时机。业务流程自动化是一种用于构建、执行和自动化企业业务流程的方法。然而,DPA通常只发生在流程数字化到一定程度之后。


数字化流程自动化的好处


DPA为企业提供了许多潜在的好处。这些好处包括:


提高员工满意度——DPA明确了员工的角色和职责。整个企业都知道需要人工干预和交互的点。行业领先的流程自动化软件允许员工寻求帮助,并与团队成员和经理无缝沟通。企业还可以轻松地向员工更新有关工作流更改的信息。


改善客户服务——自动化使员工能够减少对耗时和繁琐的任务的关注,并花费更多的时间帮助客户。DPA解决方案还通过向客户提供更高效、更愉快的与企业的交互来改善客户体验。例如,银行可以通过自动化新开户流程来改善客户体验。


提高了法规遵从性和安全性——手动和基于纸面的流程不仅效率低下,还会导致文档丢失、安全漏洞和低合规性。像主数据管理(MDM)这样的DPA工具可以方便地以电子方式存储、保护和访问重要信息和文档。


降低运营成本——通过自动化任务,员工可以更快地完成任务,并将时间集中在重复性更小、价值更高的功能上。


提高灵活性——疫情的爆发说明了企业能够快速转变目标是多么重要。例如,如果需要,员工在家工作的能力或通过远程学习从转变业务的能力将重新回归工作的轨道。即使情况恢复正常,企业仍需要实时应对消费者偏好和需求变化等挑战,灵活性越高,企业的生存机率也就越大。


DPA示例


企业中有许多不同的数字流程自动化的例子和用例。让我们看两个例子:员工入职/建立新客户和采购订单。以便更好地了解DPA在给定流程中的工作方式。


员工入职/新客户建立


雇佣员工或与新客户建立关系是一项艰巨的工作。员工入职包括填写表格、收集文件、安排培训课程和分配资产等。手工入职流程可能会导致过多的文书工作、合规问题和员工保留率低。使用DPA,组织可以自动化一个或多个入职任务,通过简化流程中每个步骤之间的转换来消除工作流中的瓶颈。


同样,新的开户和入职流程要求企业从客户那里收集大量信息和文档。这不仅效率低下而且成本高昂,冗长的信息采集流程,会让新客户感到厌烦。通过DPA,企业可以自动化流程中的不同步骤,以提供更快、更愉快的入职和用户体验。


采购订单


采购订单是数字流程自动化的理想选择,因为它们是重复性的。提高采购订单的效率,可以显著提高工作流的延迟。企业通常每月处理许多采购订单请求,包括一次性请求和重复性请求。采购部门通常需要一个或多个批准,并且可能来回发送多次以进行修订。


这些转送可能导致延迟和生产力降低。通过DPA,企业可以简化其采购订单审批流程。例如,一旦提交了采购订单,数字流程自动化软件就可以将请求发送给相应的利益相关者进行批准,并在批准时通知请求方。


数字流程自动化与机器人流程自动化


与DPA、业务流程自动化非常相似的还有RPA,机器人流程自动化(Robotic Process Automation)经常被混淆。虽然这些术语的含义不同,但它们经常一起使用以改善客户体验。机器人流程自动化(RPA)利用人工智能(AI)和机器学习(ML)等智能自动化技术实现重复性任务的自动化。RPA旨在取代业务流程中的人工干预。


然而,DPA并不打算完全取代人类完成的任务。相反,数字流程自动化侧重于自动化流程以改进工作流。因此,在这个意义上,RPA和DPA在一个企业中服务于不同但又互补,并且经常作为企业的整体业务流程管理(BPM)策略和计划的一部分一起使用。



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