预沟通的流程变革

发布时间:2022-04-18

变更管理及其重要性

变更管理可以定义为将个人、团队和组织从当前状态过渡到期望的未来状态的结构化方法,是一个帮助员工理解、承诺、接受和接受当前业务环境变化的组织的过程。

当企业中发生变化时,它们将对人员和流程等领域产生影响。为了帮助最大限度地减少这些影响,避免出现意外的负面结果,需要制定“变革管理”方法、原则和流程,并配备熟练的资源来交付和执行这些方法,最大限度地减少可能产生的负面结果并增加变更管理成功的可能性。

改变本身就是一个流程——管理它、领导它、实现它,也是一个过程。


社会化新流程模型的重要性

鉴于业务流程改进举措具有挑战性质,在开始之前将它们有效地社会化是必不可少的。这些挑战包括此类项目可能会影响整个企业,其实施涉及众多任务,以及整个企业所涉及的人员数量。

一个企业往往会在没有花时间在整个组织内推广该计划的情况下就直接进入业务流程改进计划。造成这种情况的原因可能有很多,包括:

1.缺乏对此类举措落地方法的了解;

2.对实施落地的方法缺乏兴趣;

3.对变革管理的价值和益处缺乏了解;

4.忽视实施变革管理前的预沟通作用。

“预沟通”是什么意思?

预沟通可以通过交流让个人对特定计划的成功感到满意的过程来定义。这并不意味着如果人们对此不满意,就可以选择不推进该计划,但它提供了一种提高对即将发生的计划信心的方法。预沟通的目标是获得对该倡议的支持和承诺,消除对项目感到不安和不确定人的忧虑。

经验表明,如果在项目实际开始之前将业务流程改进举措预沟通,则该举措成功的可能性会增加,并会在整个企业中获得认可。

此外,它使计划的实施更加顺利。预沟通虽然需要齐心协力才能取得成功,但过程并不繁重,而且,如果坚持不懈地进行,随着时间的推移,投入和承诺来得更快,所涉及的努力就会减少。

预沟通对于组织中进行的每个项目都是必不可少的,但最重要的是对于业务流程改进计划,因为此类计划能变更管理组件。如果在实施之前没有有效地预沟通,变革管理计划往往会失败。

预沟通的业务流程变革

我们希望确保向所有受业务流程改进计划影响的员工在传递信息时保持一致性,以不同的方式进行交流,同时始终如一地确保信息的一致性。

沟通规划的目标是确保有一个计划来与需要沟通的每个人进行沟通,同时提供一个有效的容器(论坛、记录)来获取信息并让他们保持参与。

使用各种技术将业务流程改进计划社会化是很重要的。我们的主要目标之一是让他们参与对话并在整个实施过程中保持他们的参与。其他目标包括:

1.确定有多少人在信息上保持一致

2.获得对倡议的承诺和实施的支持

3.谁在整个计划中始终保持支持

我们可以使用多种沟通渠道来推广该计划,例如:一对一对话、部门/业务单位会议、午餐和学习时段、下班后、包括各种个人(不仅仅是来自一个部门)的小组会议。

在媒体丰富的环境中使用动画改进流程演练可以极大地帮助进行流程改进计划的专业、一致和有吸引力的社会化。这种沟通比喻可以在上面列出的沟通渠道中使用。同时,交付的内容和结构可以根据所涵盖受众的评论和反应进行调整。

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