提高业务流程效率的七个技巧

发布时间:2022-04-14

随着疫情开始,每个企业开始适应数字化转型和远程工作的能力,业务运营被推到了边缘。每个业务流程都以各种方式受到影响,没有一个保持不变。

这些变化完全是前所未有的,例如远程团队、向云的转变、在线招聘和入职、头脑风暴会议的缩短。随着时间的推移,许多企业调整了核心业务流程以适应新常态,这对我们所有人来说都成功了,即使不是完美的,但也足够了。

既然我们已经熟悉了新流程,那么是时候让我们扪心自问了——新流程是否足够高效,足以实现我们在2022年的业务目标?

业务流程是业务运营的基础。流程的持续和重复执行对于您的整体业务的增长和可持续性至关重要。现在是提高新建模业务流程的效率和有效性的时候了,作为业务领导者,一开始就改变流程以提高绩效可能会让您望而生畏。这就是为什么我们列出了七个可操作的提示来改进您实施业务流程的原因:

1.从映射您的流程开始

这个是不言而喻的。您必须先可视化流程,然后才能开始对其进行更改。流程图可帮助您直观地表示流程工作流,以理解、解释和改进它们。流程的视图化工具让您清楚地了解流程工作流及其元素,例如任务、负责的员工、系统、使用的工具、泳道和其他依赖项,将一切从人们的脑海中抽离出来,并将其放在纸上,以便您了解有关您的流程工作流程的每一个细节,使您可以轻松查明影响业务流程性能的问题区域。您确切地知道问题出在哪里,现在可以开始采取行动来启动您的流程改进。

您可以使用多种工具来简化流程映射任务。AlphaFlow可帮助您从可定制且易于使用的现有流程映射模板开始,也具有高级功能的工具,可用于映射更大和更复杂的流程。

如果您还没有准备好投资用于绘制流程的工具,可以简单地从笔和纸开始。您可以使用我们的流程映射详细指南来更好地理解业务流程映射。

2.就您的流程提出正确的问题

当然,作为企业主或领导者,您对流程的运作方式有一个相当清晰的了解。但最了解您的业务流程的人是流程的一部分——您的员工。

改进流程的下一步是向员工询问有关流程的问题。验证您与员工创建的流程图,并确保您拥有正确的详细信息。询问他们您是否遗漏了流程图中流程的任何细节。员工的观点让您窥探未知,对您的流程改进策略至关重要。

例如,您将通过缩短入职时间来改善客户入职流程。作为领导者,您知道实际流程是什么,但不知道导致客户入职延迟的差距。当您与项目团队交谈时,您会意识到实际的问题是销售团队没有正确使用系统来让项目团队了解新客户的最新情况。相反,销售团队手动将客户详细信息传达给项目团队。

现在你看到了球在哪里下落,这些小而重要的细节对于流程改进策略和公司整体绩效至关重要。只有向团队提出正确的问题,您才会知道这些细节。因此,继续进行下去,并从列出问题开始,以帮助您更好地了解您的流程。

您可以从以下几个流程评估问题开始:

为什么我们需要这个流程?

该流程的期望结果是什么?

这个流程有哪些重复我们可以删减的地方?

在使用此流程的日常工作中发现了哪些问题?

3.分析您流程的现有工作流程

现在您已经获得了团队的流程图和答案,是时候对您的流程工作流进行一些详细分析了。这是您的流程改进策略中最关键和最耗时的部分。

这个想法是检查您的流程图并注意工作流程中的差距和改进机会。然后您制定一个计划,以最有效的形式重新设计现有的流程。为此,您需要找到以下问题的答案:

流程中是否存在瓶颈?

是否有机会通过在流程中节省时间、金钱或资源来削减成本?

哪些流程任务导致输出延迟?

什么任务的执行时间异常长?

哪些任务是重复性的,不需要人为干预?

这些问题的答案将作为您制定流程改进策略的指南。例如,通过分析,您意识到招聘过程中存在问题,尽管招聘团队正在通知新招聘的候选人有关选择的信息,但并未分享有关加入日期和文档的进一步更新,导致候选人失去兴趣,并且您正在失去有能力的人才。这种意识让您开始制定流程改进计划,帮助您概述更改并根据它们对业务绩效的影响确定它们的优先级。

4.重新设计流程以弥补差距

您已经绘制了流程图,从员工访谈中获得了见解,并从流程工作流分析中获得了数据。现在是时候通过设计一个行动计划来运用这些洞察力了——一个重新设计的过程。根据您从分析中观察到的情况,开始列出最终将提高流程效率和有效性的更改。这些更改是为了修复流程中的差距并提高运营绩效。

与流程团队和经验丰富的领导团队密切合作,为流程挑战确定最佳解决方案。在不排除可能看起来微不足道或不舒服但可以证明是有影响力的建议的情况下,就创造性和有效的想法进行头脑风暴。一旦您有了对流程的想法、建议和更改的列表,请了解它们对流程结果的直接和间接影响,花时间根据业务影响对它们进行优先级排序。

例如,销售流程中的重大变化可能会提高销售会议的质量,但CRM中的微小变化以比预期更快的速度完成销售交易。毋庸置疑,您需要优先考虑CRM流程变更,因为它为业务带来直接价值。因此,在重新设计流程工作流时,不仅要制定变更策略,还要制定流程改进计划的优先级模型,这一点很重要。

5.与团队沟通新的流程工作流程

我们不能再强调将流程改进计划传达给员工的重要性。您已经花费了大量时间和精力来映射、分析和规划流程变更,就像计划并确定流程更改的优先级一样,制定计划以将建议的流程更改传达给组织中的相应员工。不留任何怀疑和假设的余地,无论何时何地都以书面形式告诉他们。

记录流程改进更改并执行培训计划以确保可靠的交接,让员工有时间了解现有流程的变化,解释流程变更对流程结果的影响,以让他们支持流程改进计划。毕竟,他们将致力于改进和高效的流程。

6.自动化冗余流程任务

冗余是生产力的无声杀手,缺乏创造力和实验会对员工产生缓慢而严重的影响。使用流程分析洞察力,评估本质上重复的流程任务,了解他们的执行周期,并寻找机会尽可能地自动化任务。

自动化简化了流程工作流程并加快了流程的执行速度。它还可以帮助员工提高工作效率,因为他们可以将自己的智慧和精力投入到为业务做更多高价值和创造性的事情上。当然,生产力会带来快乐,快乐的团队意味着更多的客户!

7.审查新流程工作流的性能

使用可衡量的KPI来跟踪和了解改进的流程。他们产生了哪些更好的结果?流程执行速度是否提高了?错误比以前少了吗?员工效率更高吗?

以可衡量的指标回答这些问题将清楚地说明流程改进策略的影响。而且您会知道,花在改进流程上的所有时间和精力确实对业务有意义!当然,它指出了进一步改进流程的更多机会。毕竟,流程改进是一项重要且持续的工作。

结论

当您开始将这些步骤付诸实施时,流程绩效将提高两倍。使用这些技巧来提高您的流程效率和有效性,以便在2022年创建更快乐的团队和更快乐的客户,因为每个团队都值得拥有美好的事物!


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