关于流程改进的新年决议

发布时间:2022-04-11

新的一年,人们往往要下定决心变得更健康、更快乐、更有效率。但这种决心不仅仅限制于个人。如果您希望团队更强大,为什么不制定新年决议来改进流程以保持公司竞争力呢?

每个企业都遵循流程,但很少有人花时间将其阐明。事实上,根据BP趋势报告在2016年的一项调查就表明,只有4%的公司总是记录流程,而53%的公司从不记录或偶尔记录。这是一个问题,不了解其流程的企业无法确定它们是否成功。 

糟糕的流程会导致效率低下、员工倦怠和客户不满。但良好的流程可以提高生产力。让您的团队参与进来,并创造能够确保客户忠诚度和业务成功的产品。投资公司的流程似乎是一项艰巨的任务,但它会带来回报。 

以下是您可以制定的一些新年决议,以确保流程改进并在新的一年开始时奠定坚实的基础。 

团队决议 

一家公司的好坏取决于它的团队——只有当个人理解、同意并感受到启发时,流程才能发挥作用。以下是一些关键方法,可确保流程帮助团队成员高效且有目的地开展工作: 

A.快速的入职流程 

没有什么比引入新成员更能显示工作流程中的优劣势了。贵公司的入职流程揭示了企业流程的关键方面,从谁拥有什么知识到如何存储和共享这些知识都必不可少。 

随着时间的推移,大多数公司都采用临时流程,并且未能明确说明谁负责流程的哪些部分或记录组织流程的沟通方式。这些公司没有保留一个集中的信息库,其中包含新员工需要完成工作的所有信息。相反,他们依靠现有员工向新员工展示的传统方式完成新成员入职。这个过程可能会导致新员工效率低下和缺乏清晰的责任边界,当一些员工远程工作时尤其棘手。归根结底,将公司流程的所有知识都保存在某些员工的头脑中是有风险的,因为当这些员工离开时,这些知识也会随之而去。

创建一个集中的、记录在案的公司角色、流程和期望,让新员工在开始新职位时就可以参考这些记录,使新的团队成员能够从一开始就投入工作并富有成效。 

B.让每个人都有机会听取他们的意见 

如果团队拒绝采用流程,即使是最好的计划和流程也不会奏效。为了获得对新流程的认可,向将要使用它们的人征求反馈至关重要。 

您可以从征求对现有流程的反馈开始。尝试从每个人都使用的小型日常流程开始,然后逐步发展到更大的流程。从团队成员到经理,从尽可能多的人那里获得反馈。您对流程做出响应的人越多,对什么有效和无效的看法就越明确。此外,人们会感到受到重视,知道他们的意见很重要,这将增加他们未来采用新流程的可能性。 

C.设立更多团队参照 

一旦您决定改进团队流程,请制定另一个决议,让团队就如何使用这些流程来完成最有效和最有目的的工作以实现团队目标保持一致。 

让团队参与重新设计流程的整个过程,将它们纳入规划现有流程的工作方式、可以改进或消除的内容以及哪些流程可以更好地工作。创建新流程后,与每个团队成员进行沟通,以便他们了解新的期望,以及新流程将如何影响他们的角色。

使用技术直观地记录工作流程、角色和期望。您可以使用项目管理时间表和虚拟白板等功能来说明团队的流程,使用沟通地图来确定谁负责哪些职责,以及谁应该向谁寻求指导。

安排一对一询问,以便从使用新系统的员工那里获得持续的反馈,将有助于在混合工作环境中工作的团队成员,并确保每个人都感到被倾听并意见一致。

D.效率决议

既然团队已经明确了角色并在目标上保持一致,是时候创建使工作变得精简和高效的流程了。

E.消除瓶颈

要确定现有流程的工作情况,请尝试创建流程图。流程图直观地捕捉了流程是如何工作的,让您可以鸟瞰谁在何时、何地、做什么。 

流程图完成后,团队可以查看并评估事情的运行情况,识别冗余和瓶颈以及正在运行的内容。它还有助于确定每项任务当前需要多长时间,以及可以采取哪些措施来提高效率。

在创建和评估流程图之后,您可以设定新目标并制定新的工作流程,以简化流程并提高效率。

F.提高流程的投资回报率

团队中的每个人都希望投入的工作能获得良好的回报。如果您不知道自己的目标是什么,即使是最好的流程也无济于事。因此,为了获得最大的收益,请确保团队清楚他们的目标是什么,以及为什么这么做:你想增加销量吗?创建新产品吗?如何做到超过上一季度的收入? 

G.确定目标后,决定如何衡量成功,然后一次又一次地衡量。测试和评估流程可为您提供是否达到目标的真实信息。如果没有达到,是时候回到绘图板并调整流程并进行改进,从重新分配角色到投资培训或新技术。 

H.通过自动化部分流程来减少繁琐的工作 

您的团队成员将宝贵的技能带到他们的工作中,不要让他们将有限的资源花在机器可以完成的任务上。根据麦肯锡的一份报告,大约60%的职业有至少30%的活动可以自动化。如果这些任务是由员工完成的,可能会导致员工的倦怠、生产力的降低以及员工敬业度的下降。 

通过使用技术来完成团队的繁忙工作,简化流程并让员工做他们最擅长的事情,从而扭转低效率的问题。 

I.文件决议

一旦您制定了新年决心以进行流程改进,记录这些目标至关重要,团队才能真正实现这些目标。 

J.创建流程文档的共享库 

您已经确定了改进流程和更快完成工作的方法,现在是捕捉这些目标并记录新流程的时候了,每个人都可以共同努力实现一个共同的、明确的目标。 

创建共享库可帮助现有员工了解团队的期望,以及向谁寻求帮助;它还可以帮助新员工更快地入职,并清楚地了解他们需要做什么以及如何做;有助于混合工作环境中的团队成员,确保每个人无论是否在现场都能获得相同的信息。

直观地记录流程 

头脑风暴、记录和实施新流程不一定是一件繁重的事情。它甚至可以是令人愉快的,将团队聚集在一起,为从瓶颈到沟通故障的所有事情找到最佳解决方案。 

为了帮助团队集思广益并创建新流程,以清晰、引人注目的方式捕捉每个人的想法。从头脑风暴会议中选择最佳想法和流程后,使用BPM工具创建工作流、流程图和沟通计划,以直观地记录流程。


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