微宏科技:机器人流程自动化 (RPA) 的挑战和机遇

作者:AlphaFlow团队 时间:2022-09-01 浏览 :231

Gartner最近的一项研究表明,在过去几年中,RPA 一直是数字化转型的热点,企业可以通过 365 ,7X24全天候运行机器人来显著提高其生产力和效率,而不需要人工。 COVID-19新冠疫情给全球企业带来了运营转变,类似RPA的自动化技术显得尤为重要。

让我们一起揭开 RPA 的神秘面纱,分析 RPA 的业务价值,并分享企业在尝试运用这项技术时面临的共同挑战。

一、什么样的业务场景适用RPA机器人?

RPA 是一种创建 RPA 机器人的软件解决方案。RPA 机器人经过脚本或“训练”来模仿人类在业务过程中的手动操作,通过自动完成人工操作实现工作自动化。 

RPA 的最合适的应用场景通常具有以下特点: 

● 重复性: RPA 的核心价值是替代重复性人工操作。重复性越高,RPA的价值越高。替代每天1小时的重复工作,比替代每个季度8小时的工作显然更有价值。

● 规则简单:RPA适合那些不怎么需要人工认知判断的工作,因为独立的 RPA 缺乏做出判断决策的认知能力。

● 标准化:流程工作不应频繁更改,应遵循预定义的步骤。

● 数字化:整个过程中的输入和数据以数字化方式存储或访问。


鉴于上述几点,财务、人力资源和 IT 等后台职能通常具有 RPA应用机会。但即使符合上面几点的工作场景,RPA 也不一定是灵丹妙药。 

举个简单的例子,假设分析师提取每日销售数据,但每次必须花费 30 分钟重新排列数据以执行进一步的分析。虽然 RPA 可以消除分析师在重新排列数据列上所花费的时间,但在这种情况下它不一定是最好的解决方案。数据仓库或者商业智能软件具有提取分析师所需数据的功能,可能是比RPA更合适的解决方案。所以,在采用 RPA 作为解决方案之前,请先考虑是否现有其他现成的替代方案。 

二、如何让流程机器人发挥稳定持续的价值?

尽管RPA发展迅猛,但很少有企业能够大规模落地和推广RPA应用,我们可以分析一些具体的原因。 

为了实现更快的部署速度,构建 RPA 机器人最初主要依赖于图形用户界面 (UI),通常我们通过鼠标和触屏进行用户界面(UI)的交互。 基于UI的机器人经常面临的挑战是应用程序的用户界面布局并不是固定不变的。商用或自研软件有时会更新用户界面设计和布局,假如RPA机器人开始设定为单击位应用程序界面的某个特定位置的按钮,而这个按钮在软件更新后可能会移动位置。在这种情况下,机器人可能会失败并需要重新训练。因此,部署基于用户界面的 RPA 机器人虽然能快速上线,但这些持续维护的风险,不但会减弱自动化的价值,反倒可能成为IT的负担。 

另一种能够提供更稳定和可持续流程自动化价值的方法,是基于应用程序编程接口 (API)的流程机器人。基于API的流程机器人可以在屏幕后面执行命令,从而消除屏幕加载的等待时间,并且不受用户界面UI 变化的影响。此外,以这种方法部署流程机器人可以提供更大的灵活性、适应性和安全性。当然,基于API的流程机器人需要目标应用程序提供相应的 API接口,而随着软件架构和企业IT能力的不断提升,无论是商业软件还是自研软件,提供API接口已经变成一种通用的基础能力。

三、从简单的任务自动化到复杂的流程自动化 

企业通常会从手动数据输入这些单点任务的自动化中快速取得成果。随着自动化的不断深入,端到端流程的流程自动化变得越来越重要。和单点任务自动化不同,多步骤复杂流程的自动化需要采用不同的技术工具,比如业务流程自动化(BPA)软件。 

多步骤的业务流程大幅增加了流程自动化所需的集成、规则决策、多用户交互和权限策略。此外,端到端流程自动化很可能需要多个机器人协同工作。只要一个机器人失败,流程中的后续机器人可能不会被触发,整个流程也可能失败。但是和RPA单点任务自动化相比,端到端业务流程自动化(BPA)提升了整个流程的效能和自动化能力,从而能够创造更深远持续的价值。

四、在部署RPA之前需要考虑的相关事宜

企业倾向于 RPA 的快速上线部署,但是往往很少考虑与机器人的长期共存需要的相关工作,比如: 

● 机器人需要用户身份验证吗?

● 机器人访问数据和应用程序需要哪些安全控制和权限?

● 对审计和合规会产生什么风险?

● 谁将监督和管理机器人?

● 谁将监控这些机器人以确保其正确执行?

● 如果机器人无法正常运行,企业应该联系谁?

五、结论 

RPA 确实可以节省大量成本,尤其是在重复性手动流程更为普遍的后台运营中。企业潜在 RPA 收益很高,作为降低成本、改善客户体验或促进业务增长的长期战略要务,需要对 RPA 的价值进行更全面的量化分析,分析哪些场景适合采用基于UI用户界面的RPA机器人,还是基于API接口的流程机器人,以及评估相关的维护工作和风险。 

企业应该认识到,企业自动化需要很多工具和RPA结合在一起完成,比如端到端的业务流程自动化(BPA)和集成平台即服务(iPaaS)软件。

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