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将行业知识与流程管理通过IT进行有效整合

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:297时间:2018-11-29

很多行业企业花大量资金聘请咨询公司或内部自我组织开展流程体系建设、流程梳理与优化等方面的工作,但是结果往往只留下一堆流程文件束之高阁,或者要么是“有流程,不执行”,要么是执行效果不佳;而大多数企业的知识管理也还只是停留在文档管理的层面上,还有一些企业刚开始上知识管理系统的时候热热闹闹,后来却雷声大雨点小,慢慢地就没有人再使用建成的系统了,IT系统不给力,不能很好的支撑业务。

究其原因,其实大多数企业割裂了流程管理、知识管理、IT三者的关系,没有系统地对三者进行体系设计与应用层面的有效整合。

将行业知识与流程管理通过IT进行有效整合


知识管理是协助企业组织和个人,围绕各种来源的知识内容,利用信息技术,实现知识的生产、分享、应用以及创新,并在企业个人、组织运营、客户价值以及经济绩效等诸方面形成知识优势和产生价值的过程。知识内容不但局限于已有的知识文档还要加强对已有知识的提炼、加工。知识只有被应用才能产生价值。

从本质上来看,知识管理是帮助企业建立知识积累及共享应用的机制,其目的是使人们在执行流程的过程中、在做事的过程中通过知识的获取与使用,从而“正确地做事”,促进组织业绩的提高。

流程标准化包括流程活动之间的关系和每个活动的工作标准两个层面,流程活动之间的关系一般通过流程图的形式表示,每个活动的工作标准是经验积累形成的,如操作手册、检查单、作业指引、报告模板等。

因此,在企业发展过程中,通过业务流程中应获取和应用知识经验,来实现“流程管道、知识活水”。

流程的执行过程中,伴随着知识的获取、应用和创造。例如在汽车项目开发中,以前做的同类型项目的技术文档、经验是重要的知识,如果能在项目开发流程执行的环节中方便获取、应用已有知识(包括不同阶段的交付物和工作经验等),并把产生的新知识及时储存供以后的项目借鉴,将有效实现知识的不断复用,持续提高项目开发效率,避免“重复发明轮子”。

按照流程梳理知识,明确流程各环节的输入、输出和参考的知识,并明确知识的储存位置,在知识管理审计时,就可以监督流程各环节是否及时把应该输出的知识上传到公司级的知识管理系统中,从而方便在流程执行中获取以往的知识。

将行业知识与流程管理通过IT进行有效整合


如果没有IT系统支撑,流程的执行还要依赖于流程执行人员对流程的理解,无法保证完全按照流程执行。通过IT系统支撑,流程执行人员必须在IT系统中按照约定的程序和规则进行,提高流程执行的刚性,促进流程运作的规范化。例如提交费用报销申请时,系统能在流程执行中自动读取相关预算目标数据、预算执行数据,并对比是否超预算,一旦超预算,不用上级来发现,信息系统可能就已经报错或拒绝,成为一种“硬”约束。

因此,当IT系统成为业务流程运作的平台,尤其是和企业规则融为一体后,将会对促进规范化管理产生巨大的应用价值。

IT系统是开展知识管理重要工具,即使没有IT系统的支撑,企业也能够针对各自业务需要、开展知识管理工作,但是有了IT系统,企业开展知识管理往往可以事半功倍。

1、知识的储存与共享需要IT支撑。

知识管理包含两方面的内容,即显性知识管理与隐性知识管理,显性知识管理侧重于文档管理,其主要目的是实现文档集中存储、共享、有序分类、快速检索;隐性知识管理侧重于交流沟通,其主要目的是实现交流的及时方便,同时使交流内容可记录可查询。

IT系统为知识管理提供了有效支撑手段,知识管理需要通过IT系统来落地。如通过知识管理系统可以实现对文档的集中储存和有序管理,可以有效积累和管理国家政策法规、行业分析、竞争对手动态等各种资料,使内外部相关知识文档、内部工作文档等能够得到及时共享。另一方面,聊天工具、BBS、网络会议系统等的使用可以促进知识经验分享、保障良好的交流沟通。

2、知识可以推送到业务系统,实现“在正确的时间,正确的地点,出现正确的知识”。

基于业务开展知识管理,实现知识管理系统与业务系统集成,即把知识嵌套到业务系统中,在执行流程中相关知识会自动地推送到流程环节,或者在流程执行过程中方便地对知识进行查看和应用,让员工在业务运作中不断从知识管理系统吸收营养,让知识支持流程决策,从而实现“在正确的时间,正确的地点,出现正确的知识”。

3、通过设计平台和设计工具的应用,降低知识的使用门槛。

在知识型企业的产品或工程设计中,将标准化的知识嵌入到设计平台和设计工具中,可使员工不必掌握设计的原理知识,即可按照标准工作程序进行产品设计或工程设计,可以有效地提高工作效率,降低知识的使用门槛。例如基于构件的软件开发中,公司可以把通用的功能模块做成标准的构件,程序开发人员可以直接引用构件而不需要了解该构件如何编程的知识。

将行业知识与流程管理通过IT进行有效整合

那么如何将行业知识与流程管理通过IT进行有效整合?

基于上文的分析,不论是流程管理、知识管理还是IT,都属于企业组织管理体系(结构资本)不可分割的组成部分,三者相互联系,相辅相成。流程是为了“做正确的事”,知识是为了“正确的做事”,IT则是流程和知识有效运转和应用的必备“工具”,只有将三者正确地整合在一起,发挥协同效应,才能真正创造企业价值。在企业组织设计中可建立一个部门,承担流程管理、知识管理与IT管理三项职能,可更好地促进三者的有效融合和建设,更好地促进企业管理提升与企业发展。

流程管理、知识管理、IT的整合推进也需要循序进行,一般经历以下四个阶段:

流程浮现:指把组织背后的流程通过流程文件进行显性化描述。

固化流程:指通过信息系统固化流程,确保流程的刚性执行。

知识化流程:搜集和应用流程执行过程中的知识,培养员工的流程执行能力。

智慧化流程:把知识嵌套到业务系统中,在执行流程中相关知识会自动的推送,同时,把知识固化到设计平台和设计工具,减低流程的执行难度。

在以上四个阶段中,有些阶段可以同步进行,在流程、知识、IT三者中,流程是基础和核心,知识管理和IT都是为了保证流程的高效运作,企业管理都是围绕业务开展的。