使用BPM简化文档管理

作者:alphaflow 时间:2021-12-16 浏览 :426

为了跟踪整个团队的项目、保持合规性并使团队尽可能高效,您需要一个跨职能团队管理和存储文件的系统。各种形式和规模的企业都在更深入地研究文档管理,并投入资金来改进。

事实上,到2023年,文档管理系统的市场价值预计将增加到百亿元。本文将带您了解有关BPM中文档管理的所有信息,以及相应的解决方案。

什么是文档管理?

文档管理是管理和跟踪文件、数据和信息的过程,需要适当的系统和软件才能顺利运行。ISO正式将文档描述为“任何记录的信息或对象,通常可以将其视为一个单元”。

一个word文件、一张图片、一个包含数据行的.csv文件、一个代码包——这些都可以被视为需要有效管理的文档。

公司在将纸质文档或文件转换为电子文档的过程中通常采用文档管理系统(DMS)。通常这是使用扫描仪大规模完成的。但这并不是管理文档的唯一用途。

文件管理系统不仅仅用于接收上传的文件。一旦这些数字文件被上传,如何有效地使用、传输对于企业来说至关重要。

BPM中也会涉及文档管理功能,以云的方式与流程结合,将文件的管理和存储直接集成到团队的工作流程中。

BPM中使用文档管理功能有什么好处?

为企业实施文档管理优势众多,所有这些都可以简化企业的工作流程并最终使团队更有效率。

1.合规性

遵守政府法规需要对某些行业进行高度监督,例如医疗保健、食品生产和保险等。在每一种情况下,建筑文件、法律文件、保存客户数据的文件等都需要正确归档。文件的安全性和组织性非常重要,以便在需要时可以被及时调用。文档管理软件将提供搜索文档功能,以响应审计的内部员工直观地显示存储过程。此外,审批和编辑历史是透明的,让文档易于追踪、保证安全。

2.文件安全

使用文档管理功能时,所有文档都存储在一个地方,并且与流程相互结合,从而更容易保证安全。当文档和数据存储在多个地方或应用程序中时,安全漏洞会更频繁地发生,因为IT团队要确保多个位置的安全更具挑战性。当需要保护的位置较少时,可以最大限度地降低网络攻击或黑客试图破坏系统以访问数据的风险。此外,依赖于云存储的文档管理将自动备份数据,即使发生中断也能确保敏感文件的安全。

3.搜索设施

即使是严密的企业系统也无法击败具有灵活和准确搜索功能的系统。借助有效的文档管理系统,可以搜索的不仅仅是文档标题。

关于其他搜索条件——例如上次编辑日期、所有者、文档中的特定文本等等——使数据和信息非常容易找到。

4.产品生命周期支持

文档管理系统将与整个企业中的其他工具集成,为产品生命周期中涉及的所有团队提供支持——从构思到创建,再到最终交付给客户。

5.加强协作

当所有团队成员都可以访问最近更新的准确信息时,更容易保持在同一页面上。团队成员可以更轻松地协作,无需不断检查是否正在处理正确的事情,从而提高了效率,使它们成为工作流程中不可或缺的一部分。


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