实现无缝文档工作流程的八个技巧

作者:alphaflow 时间:2021-11-03 浏览 :989

BPM可以实现许多流程的管理。对于刚接触BPM的企业来说,什么最有效呢?据反馈,文档工作流是使用最频繁,也是对初了解BPM的企业来说最有帮助的功能。有了它,我们可以基于云以更快、更适合协作的方式交换信息。

实现无缝文档工作流程的八个技巧

在这里,我们向大家介绍无缝文档工作流程的八个技巧:

1. 规划一个团队来解决您的文档工作流程

首先,您需要知道工作场所的哪些成员将参与此工作流程。因为提前规划重点将使您的工作流程更高效,更有序。

您需要建立团队的工作流程,包括建立沟通管道和适当的文档管理周期。命名不同的经理和团队领导以及他们的角色,然后创建一个流程图来说明信息的分散方式。

组建团队时,请确保您设置了截止日期、分配任务并确定每个步骤的责任人。

2. 尽快自动化您的流程

在优化工作流程方面,最重要的是自动化。通过不同的软件包来自动化合适的工作部分。您可以从某种类型的文档或项目开始,以对其进行测试并解决问题。

您可以逐步添加自动化来优化公司其他部门的工作流程。

3. 弄清楚如何以及为什么要使用这样的工作流程

您希望通过文档工作流程完成什么?例如,一些公司希望建立实施文档工作流程,记录正在合作的项目,开发新项目以及创建项目档案。

当您确切地知道您要完成什么时,您可以对步骤进行排序,并开始实施。

4. 实施现代技术和战略

当您尝试充分利用文档工作流程时,技术就成为您的朋友。例如,诸如光学字符识别(OCR)之类的内容,可以防止错误并减少错误。

软件中还内置了一些制衡机制,可以授予和拒绝权限、设置基准、跟踪进度和利用分析。

使用这项技术时,可以使策略更加合理,并且能够在每个项目中获得您希望的结果。

5. 以美观且富有成效的方式设计

确保您的工作流程使用高质量的图形用户界面(GUI),您和您公司中的每个人都可以使用它。由于这是一个您将经常使用的工作流程,因此它需要具有吸引力且易于使用。因此,请确保您使用的任何文档模板和设置都符合您公司的需求。

6. 定期评估和分析您的工作流程

仅仅拥有一个文档工作流程是不够的——您还需要确保对其进行微调并使其成为您公司自己的。

许多BPM平台都配备了流程分析功能,可让您准确了解流程的进展情况以及它们对您实现目标的帮助程度。

7. 确保在必要时附加文件

文档工作流的最大好处之一是它们是基于云的。这使您可以使用几乎无限的文件共享。通过在整个平台上发送大文件,您可以更轻松地进入同一页面,而不会在您的流程中出现任何问题。无论您是发送大型报告文件还是多媒体,您公司的工作流程都会变得更好。

8. 尽可能创建图表型报表

最后,您需要尽可能利用自动化创建报告型图表。您可以从报告或工作流程中获取原始数据,并创建图表,使问题更清晰、更易于理解。

这对提交报告,或者公司的审计合规都能起到作用。许多BPM平台都配备制作高质量、易于理解的图表的功能。

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