文件审批流程和审批工作流流程的自动化

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-08-10 浏览 :122

聪明的企业会使用标准化的方式来确保质量控制。事实上,这些公司会花费将近23%的IT预算用于测试和质量保证。在这比费用之中的一个关键组成部分是文件审批流程。它们一起工作以提高企业的效率。那么,什么是文件审批流程,什么是审批流程?

文件传输效率决定企业效率

一些企业依靠文档的力量运行。这可能会产生大量的文书工作,通常,这需要手动从一个办公桌移到另一个办公桌进行处理。在某些情况下,这些可能还需要通过缓慢的邮寄、传真或电子邮件系统来发送。而高效的企业则使用自动化工具将文档从一个人传送到另一个人。



什么是审批流程?

文档从创建到最终批准所遵循的路径称为审批流程。例如,文档可能会从工人A转移到团队领导B再到经理C进行审批。在某些组织中,文档可由创建者批准,但这会缺少标准化的透明度。相反,许多企业采取至少由他人审查和批准该文件的方式来增加透明度。

文件审批流程是什么意思?

文件审批流程是指个人在审批流程中遵循的步骤。使用上面的示例,假设有问题的文档是现场安装的质量检查表。那么,员工A完成清单并将其提交给团队领导 B。团队领导B遵循特定流程来确定文档是否符合规范。这包括检查以下内容:

员工A的文件是否包括他或她的姓名?

员工A是否指定了地点和项目所有者?

员工A是否指定了现场的工头是谁?

员工A是否评估了清单上的所有部分?

是否有任何需要立即关注的清单响应?

当经理C收到团队领导B的文档时,她会遵循不同的审批流程。这可能包括以下验证步骤:

员工A是否填写了所有重要部分?

团队领导B是否在文件上签字?

团队领导B是否在文档中强调了任何问题?

在批准并将文件提交给客户之前,我是否应该提出任何建议?

这些内容就组成了文件审批流程。每一个步骤,每一个传递人的动作,都按标准一一记录。

什么是审批工作流?

审批流程详细说明了路线每个部分的具体步骤,而工作流则映射了该路线。仍然使用上面的示例,审批流程遵循非常线性的工作流程。但有时这并非如此。

考虑不同员工的工作性质我们就会看到变化,例如:

员工A完成木工清单。

员工B完成管道检查清单。

员工C完成电气检查表。

工头审查清单并将其提交给团队领导B。

团队负责人B审查清单并将其提交给会计师以进行预算批准。

会计师与项目的财务总监联络,然后将文件重新提交给团队领导 B。

团队领导B再将审查文件提交给经理C以供批准。

将这样的流程映射到工作流设置中要比简单地绘制一条线到下一条线要复杂得多。这就是为什么建立审批流程如此重要的原因。

如果一切以手动完成,那么这一个非常复杂的工作,在人与人的传递中,也容易出现纰漏。将部分传递的过程和方式变成自动化,可以大大减少犯错的机会,从而提升团队中内部协作的效率。



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