工作流流程的十个好处和示例

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-06-30 浏览 :560

工作流流程的十个好处和示例


什么是工作流程?


工作流流程是一组必须执行并以完成任务的连续活动。它是可重复的,且通常是线性的;根据预先确定的操作或业务规则开发。



工作流过程通常由四个关键组件组成:


1.对象:负责完成工作的个人或技术。

2.活动:执行的操作,当活动以预定义的方式执行时,它被称为操作。

3结果:每个步骤的输出或结果。

4.状态:当项目处于流程之间时。


当人们提到工作流流程时,他们通常指的是一种视觉表示。这通常是通过创建工作流图来完成的。工作流程图采用不同的形式,包括流程图和价值流图。可以手动创建工作流图,但使用工作流管理系统创建工作流图效率更高。此外,借助工作流管理系统,组织可以轻松跟踪其所有工作流、识别低效率并实施改进。


工作流流程与业务流程有何不同?

工作流流程侧重于任务的完成。但是,业务流程更广泛,并且旨在实现企业目标。例如,员工入职是许多企业中常见的人力资源实践。目标是让新员工成功入职。完成此目标所需的活动是一个业务流程。特定任务(例如为新员工分配工号)是一个工作流流程。


工作流程的十个好处


1.识别低效率


创建工作流程可以让利益相关者从头到尾更好地了解企业的日常活动。他们可以轻松识别冗余和浪费,并突出需要改进的领域。


2. 降低成本并提高盈利能力


随着工作流流程标准化且工作完成得更快,企业通常会发现他们需要的资源更少。事半功倍可以节省资金并提高盈利能力。


3.识别自动化机会


工作流过程可帮助企业识别自动化机会。例如,在员工入职流程中,新员工会触发一系列操作,例如授予系统访问权限和分配公司资产。这些耗时的任务可以自动化,让 HR 员工可以专注于更高价值的任务,例如培训新员工。


4. 提高透明度


通过工作流流程,每项工作的职责都被明确规定。员工知道他们需要做什么和期望什么,从而增加信任和工作满意度。


5.消除微观管理


微观管理会降低员工的绩效并没有充分利用员工的才能。通过工作流流程,员工始终如一地执行预定义的任务,并在需要完成时完成。经理可以花更少的时间进行微观管理,而将更多的时间花在做出关键业务决策上。


6.突出积极的一面


通过工作流流程,可以根据员工的优势和独特的技能将任务分配给员工。这提高了生产力并建立了员工士气。


7.改善沟通


有了既定的工作流程,员工就知道合适的沟通渠道以及从哪里获得问题的答案。员工的工作效率更高,并与管理层建立了更好的关系。


8.优质的客户服务


通过自动化,企业可以消除手动任务,让员工腾出更多时间来帮助客户。此外,企业可以简化客户沟通工作流程以改善客户体验。


9.提高合规性


有了既定的工作流程,自动化任务和标准化程序减少了人为错误,最大限度地减少了代价高昂的人为错误。


10.衡量绩效


如果没有既定的工作流程,企业通常会在部门级别手动收集数据。这种方法很耗时,并且无法从宏观层面查看性能。工作流流程和工作流工具使在企业内收集、分析和共享数据以评估和提高绩效变得容易。


工作流流程示例


 每个企业都有自己独特的需求和挑战。工作流流程不是一刀切的解决方案。以下是几个工作流程示例,用于说明如何创建更高效的系统来改进运营。


1. 新员工


企业以不同的方式处理招聘和员工入职流程。但是,几乎每个新员工的流程都是从收到申请开始的。从那里,申请被审查,并决定安排面试或拒绝申请。


在工作面试之后,工作机会或拒绝信将发送给候选人。 一旦候选人收到offer,他或她可以接受或拒绝该职位。如果被接受,它将触发入职流程的下一步。


2.新客户帐户


传统上,新账户开立涉及耗时的手动任务。 在受广泛监管的行业(例如银行业)中,工作流流程可以确保流程尽快运行,同时防止出现代价高昂的合规问题。


新客户帐户工作流程从申请开始。 对申请进行评估,然后将拒绝或要求提供支持文件的请求发送给客户。 审核证明文件,然后批准或拒绝该帐户。 如果获得批准,将分配一个帐号,发行一张银行卡,并向客户发送一个欢迎短息。

工作流流程为企业提供可衡量的标准,从而细化管理,提高效率。这也是越来越多企业选择它的原因。



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