迈向高效流程管理BPM的新阶段

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-06-02 浏览 :198

流程优化是通过不断改进流程和通过数据分析、报告和测试衡量进度来提高企业效率和有效性的实践。使用工作流数据来优化流程会促使企业持续改进流程形成良性的循环,从而节省企业的时间、金钱,减少麻烦。


在本篇中,我们将介绍如何识别低效流程,以及如何确保改进持久有效。


第一步:确定哪些指标需要监控和改进


确定要跟踪的关键绩效指标(KPI)是改进流程的基本步骤。通过跟踪工作流度量,您可以不断监视每个流程的效率,并更好地了解每个流程中花费的时间和资源。根据我们的经验,以下是需要跟踪的最常见和最有用的工作流度量:

1.有关正在进行的工作的概述

2.一个月内执行一个流程的次数

3.掌握整体流程效率

4.整个流程平均需要多长时间

5.整个流程所需的最长和最短时间

6.每个任务完成所需的平均时间

6.耗时最长的任务



要了解资源是如何在企业流失的,需要执行以下操作:


确认BPM中任何单个变量的总计:采购申请中批准的现金交易总额、库存表单中物料的总成本。除了选定的KPI之外,在优化流程时,还应考虑以下几个因素:


1.战略目标:选择与企业的长期战略目标相一致的流程进行优化。这有助于确保员工们工作对您企业产生最大、最积极的影响,并使他们能够保持最好地沟通。


2.成本:哪个低效的流程会给企业带来最大的成本?请记住,这些成本可能以人为、资源或资产的形式出现。此外,成本可能以缺乏质量控制或过度支出的形式出现。


3.风险:有效的流程自动化还可以帮助您将业务中的内部风险降至最低。如果潜在的错误可能会给您的企业带来巨大的成本,那么最小化风险管理是值得优先考虑的。这在涉及会计、财务和质量控制的过程中尤其重要。


4.长期的重要性:专注于长期的流程改进和一个你可以持续测量和改进的流程。这通常会为企业带来最大的整体结果。



通过分析这些指标,您可以不断监控业务如何部署资源,并确定流程瓶颈。通过报表、仪表板和流程分析,工作流软件现在不仅可以让您看到哪些流程效率低下,而且还可以识别每个流程中的瓶颈。


第二步:了解数据


一旦您使用这些指标来确定问题所在,下一步就是了解其原因。这通常意味着与您的团队成员交谈,以了解他们是如何与工作流交互的,并获得他们对流程及其每个任务的了解。通常,问题的根本原因分为三类:


1.人


瓶颈的原因通常是人为错误。这通常发生在仍然需要手动输入的流程区域。在这些情况下,尽可能扩展流程自动化。您还可能会发现,问题有时是您的团队缺乏认同或对正确流程的理解。在这些情况下,需要进行额外的培训,以使您的企业与您的工作流程保持一致。


2. 资源

确保资源、设备和系统得到有效部署。如果您正在管理自己的设备,如服务器、CPU和数据库,请确保它们可以随公司的信息量和用户进行扩展。同样重要的是要维护足够的设备,以便在发生故障的情况下尽量减少停机时间,但也要根据公司的规模保留所需的设备,以防止更多的资源被浪费。最后,每个员工都应该能够获得高效完成工作所需的资源,而不必在办公室里四处奔波。


3. 知识和信息流


正确的信息是否以正确的顺序传递给正确的人?团队中的每个人是否都拥有做出正确决策和出色执行任务所需的信息?您的团队是否需要“绕过”您的系统?


一旦发现流程中由于缺乏信息流而导致的瓶颈,就相应地调整工作流。使用BPM软件,您可以轻松地更改流程图以改进工作流,从而确保信息在整个公司中自由流动。然后,在几周或几个月内监控您正在跟踪的指标,看看这些变化是否带来了更好的业务结果。通过这种持续的反馈循环,您可以随着时间的推移不断改进流程和信息流。


步骤3:确保持续改进


优秀的工作流程优化的秘诀是随着时间的推移不断改进流程。工作流分析提供持续的反馈,您可以使用这些反馈来不断改进企业的工作流。以下是确保您的改进持续的一些注意事项:


1. 领导层的支持


向企业的领导团队传达工作流计划的价值。他们的加入将为企业流程改进提供必要的动力。使用BPM软件监控流程为您提供了数据,这些数据可以使管理层相信任何计划的可行性和预期结果。此外,通过使流程改进与战略目标保持一致,您可以更好地向企业传达工作流的价值。


2.可重复性和可测试性


优化流程是一个不断测试和重复的循环。您的BPM套件为您提供有关工作流效率的实时数据和通知。定期保存一份报告,以显示您在每个测试阶段的持续改进。


3.实验


通过实验将你的流程提升到一个新的水平。您可以并排测试两个或多个流程模型,根据您选择的度量来查看哪个流程模型的性能更好。此方法也可以帮助您为任何流程找到最佳模型。


通过允许您将业务目标绑定到流程中,您的工作流套件是优化业务的战略工具。您可以减少浪费,提高企业的效率,并根据特定目标优化业务流程。使用您的工作流工具不断地监视和改进您的流程,为企业带去巨大的节省和持续有效的流程改进。



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