实现采购流程管理自动化的五个好处

作者:alphaflow 时间:2021-03-04 浏览 :293

自动化采购流程是帮助关键业务部门更有效运作的方法。采购是企业各项业务展开的关键。采购团队如果依赖于纸质流程或过时的系统,那么效率就会低下。如果以这些传统的系统构建,那么企业就不可能深入了解与他们合作的数千家供应商并评估业务连续性。而自动化技术可以帮助采购部门提高整个采购价值链的协作和参与度,包括规划、采购、合同管理、订单交付、付款控制和供应商管理。

以下自动化采购流程可以带来的五大好处:

1最大限度地节约成本

德勤的一项研究显示,74%的CPO认为成本节约是衡量绩效的主要驱动力。自动化在采购流程中有很大的帮助,因为采购流程在历史上是非常繁重、手工和重复的工作。这可能会让公司在两方面资金损失。首先,漫长的采购周期意味着资金会陷入了漫长的审查和评估。此外,填写采购表格的艰巨任务意味着员工会尽可能避免批量采购或更换采购商,因此批量采购或使用首选供应商以节省成本的折扣机会往往被忽视。

制药公司武田(Takeda)就是这样,当业务用户需要寻找供应商或执行交易时,他们发现很难让他们使用三页表单。员工们避免采购流程意味着他们无法提供成本节约的全部潜力,也无法为企业发现最大的价值机会。

在短短的10周内,他们将表格转化为一份基于网络的问卷,并在自动化的工作流和业务规则的支持下完成。它们还自动化了采购的供应商请求流程及其操作支持的外部流程。这使得员工能够更快更容易地参与采购,从而提高了整个企业的成本节约能力,并最终改善了3万名员工对采购的积极看法。

2.提高员工敬业度

正如武田所证明的那样,过于复杂的采购流程会让员工推迟使用采购中心本身提供的采购便利。企业应力求使流程尽可能简洁友好,以最大限度地提高员工参与度,并帮助企业做出更有效的采购决策。

一些物流机构已经开始建立起一个定制的、完全集成的自动化采购支持门户,这样的采购门户能够为其创建多达上亿条的请求服务,同时也为该企业上万名员工提供服务。

员工与采购部门的互动越便捷,他们就越有可能使用它,这意味着所有采购都可以被追踪,来帮助企业找到哪个采购环节存在的弊端。

3缩短周期时间

在采购过程中引入流程自动化将有助于缩短采购的流程周期,确保采购过程尽可能高效。

在自动化之前对流程进行建模将有助于消除流程中的许多瓶颈,并确保业务操作遵循所有规范步骤。一旦流程得到简化,自动化可以通过评估流程中的任务来提高效率,这些任务以前是手动完成的,例如将申请表上载到系统、分发合同和确认订单,而采购过程中又涉及大量的管理工作,因此将员工从这些重复简单的任务中解放出来意味着他们可以专注于其他增值的管理任务。

流程自动化还减少了在整理信息时出现错误和遗漏的机率,因此消除了反复更正错误的情况。整个流程将更快、更高效地完成,因此企业可以从更快的采购订单处理、更快的审批以及获得更快的货物优势中获益。

4最小化风险

在采购中,使用经批准的供应商名单是推动流程一致的一个关键实践。批准的供应商名单包含了所有与企业开展业务或潜在的供应商。

我们熟悉的一些制造商会始终确保其批准的供应商名单是最新的,并且将它作为其风险管理活动的一部分。采购小组对所有供应商进行评估,每年发出一份调查表,评估供应商是否可靠和物有所值。而自动化流程可以通过收集信息并根据员工提供的信息自动更新评级来帮助推动这一过程。

然而,拥有一份可靠的供应商名单只是将风险降至最低的第一步。企业还需要确保员工遵守采购流程。根据APQC的研究,只有43%的企业记录了在不合规采购流程的后果。这些特立独行的买家可能会对底线产生重大影响,它所造成的损失有时甚至超过企业实际利润的产出。

5.消除交易纠纷

由于大型企业采购涉及多个利益相关者,包括采购管理、政府职能、第三方法律机构和供应商,因此所有各方都必须能够了解一个事实。如果发生交易纠纷,这一点尤为重要。

业务流程管理(BPM)平台可以协调所有系统,并提供一个中心位置来参考流程,以确保货物已及时交付,达到预期标准,并已结算付款。该流程是为实现完全的端到端可见性而设计的,因此可以轻松地查看流程中的每一点。自动化审计还保证从采购申请到核准发票的所有文档都是可参考的。


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