如何在OA办公系统中做好流程管理

作者:alphaflow 时间:2019-10-30 浏览 :390

在信息化建设快速发展的今天,OA办公系统对提高企业各部门的办公效率,提高企业决策的信息支持、企业综合管理水平和竞争力等方面都有着十分重要的意义。在构筑企业内部网,实现企业办公自动化的过程中,要注意做好OA办公系统的流程管理,完善OA办公系统技术,有效利用企业的资源,提高企业的竞争实力。

1. OA办公系统的流程管理

OA,即办公自动化,是指办公信息处理的自动化,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种办公方式,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。

OA办公系统能为企业的日常办公管理、公文管理、工作请示、档案资料、预算控制等管理提供高效、畅通的信息渠道,如公文流管理是将企业日常公文数据在信息数据链上及时、准确地反映出来,对部门人员提供简单快捷的日常办公支持,对部门领导和决策者提供企业内部资源数据支持,对办公流程提供高效率的信息支持。

1.1 工作流

工作流是OA办公系统里面的一个功能或者是概念,简单地说就是业务流程的计算机化或自动化。是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务,通过计算机程序模仿现实办公中的工作流程,是建立在网络办公自动化基础上的事务行政审批,业务申请审批、公文、信息等的网上流转。

以公文管理的发文流程为例,传统的方式是采用纸张表单,人工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率低。而OA办公系统的发文管理流程,就只需要部门人员在OA系统中填写有关表单,系统就会按照定义好的流程自动往下传送,按流程对公文进行编辑排版、校对、查询、备份、分发、归档、打印等,大大地提高了办公效率,不需要为了审批、签字、分发等,在各部门办公室跑来跑去,人为进行传递,这些都可在网络上进行。

1.2 流程管理

每个企业单位对OA办公系统的需求都是不一样的,OA办公系统可在关键业务、行政管理类、人事管理类、财务相关类、客户服务类等不同的业务管理方面建立相应的流程,通过相应的表单自动规范地流转完成任务。因此,OA针对不同的功能模块和流程,涉及到不同的部门、不同的岗位、角色等等,不同的部门用户和角色对不同的功能模块、流程就有着不同的访问权限,这就涉及到流程管理。OA系统要将各个流程快速运转起来,让流程变得既规范又具有一定的柔性、灵活性,利用OA工作流程管理,包括流程分析、流程定义、流程质量与效率测评、流程优化等,实现流程自动化,提高相关流程事项的实现效率,使企业管理标准化和程序化。

2. 做好流程管理

2.1 为什么要做好流程管理

企业在引进了OA系统之后,如何将其与企业的管理更好地融合,并充分调动和发挥OA系统的效能与潜力,就一定要彻底转变以往传统的管理模式,用自动化、流程化、高效化的管理来取代以往人工化、纸张化、效率低的管理方法。

企业在实施OA办公系统之后,如果把没有经过梳理和优化的流程直接在OA办公系统里运用,对流程管理不够,在企业的日常管理中,流程的可操作性就不强,工作效率就不高。企业要根据自身环境、业务流程特点,加强流程管理,在OA系统中定制符合办公需要、满足企业成长发展的个性化需求的流程。

2.2 如何做好流程管理

企业要做好OA系统流程管理,运作一个高效的办公自动化系统,必须对OA流程进行全面规划,整合企业现有业务流程,解决现有流程管理的问题,采取适合企业实际情况的最佳办法,在整个企业内部建立一个规范的、高效的企业流程管理体系,搭建一个灵活的工作流程管理平台。做好流程管理,要注重三个方面:

一是要注重对流程的梳理和优化。企业应该将现有流程进行全面梳理,不论是事务性流程,还是业务性流程,都要进行全面梳理,找出企业流程管理中存在的问题点,结合流程的合理规划和流程的效率分析,对流程进行重新整合优化处理,根据不同企业的不同运作模式,可由具有相应权限的人员对流程进行维护和订制,并能够图形化的显示出来。通过流程提醒、流程督办,提升流程执行效率及执行过程的有效管控。

二是要注重流程的操作性和实用性。对企业而言,OA办公系统是否高效,很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否细致、是否更贴近企业的使用。OA办公系统的作用就是解决企业多部门、多人员间的高效协同办公问题,而这个工作正是通过流程管理来完成的,工作流的流转涉及多个部门或者组织,流程简单易用才能保证工作顺利通畅。

三是要注重对OA系统工作流进行全面沟通和推广。企业流程管理的意义在于它能够为企业管理和运营提供标准规范的操作模式。对于企业管理层来说,有了流程就可以在企业内部建立规范统一的运作模式,对于企业普通员工来说,有了流程,就有了可以遵循的规范和学习范例。OA系统的实施不是某一个部门的事情,只有经过企业内部各个部门的充分沟通和推进,才能保证系统实施的成功。

3. 结语

OA办公系统不仅可以帮助企业使日常办公与管理更加高效,更加具有流程化特色,而且更重要的是它能够为企业保存每一次的办公记录和管理记录,使企业在未来需要对以往的管理进行总结与分析时,可以按照要求随时调用保存完善的记录。积极利用办公系统,做好流程管理,认真总结以往管理之中的得失和不足,从而不断对管理流程设计进行优化与改进,这样便能在充分发挥办公系统效能的同时,更大程度上促进企业管理效率和水平的再提高。



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