由于流程挖掘工具处理数字化数据，因此数字化流程对于其应用至关重要。如果通过业务流程管理软件（BPMS）从始至终以数字化方式收集流程数据，并记录所有流程步骤，则公司流程已实现数字化。
如果公司存在一些模拟业务流程，仍然可以使用流程挖掘。在这种情况下，模拟流程将被排除在流程挖掘之外，其应用仅限于数字化业务流程。
拥有数字化流程是流程挖掘技术是否适用的根本标准。一旦您拥有数字化流程，您必须执行以下操作才能高效、无误地使用它：
1.安装流程挖掘软件
2.从公司的各个系统源准备干净的数据文件
3.根据具体的业务流程配置软件以建立正确的数据连接和变量
4.培训公司的前端用户和后端 IT 专家
总而言之，核心要求首先是流程以数字化方式运行（使用 IT 系统）。然后，这些 IT 系统与针对公司进行单独调整的流程挖掘软件相连接，以重建特定流程。
为了在流程挖掘中正确重构流程并映射定性数据，必须清晰地识别和分离流程。此要求通过以下方式实现：
1.指定的标识类别（例如，生产流程中的工件编号；订购流程中的订单编号）
2.设置时间戳，以便正确地按时间顺序映射业务流程中的各个步骤
3.清晰的流程名称（例如，创建订单；调度订单）
流程中各个活动的这三个属性可用于创建事件日志，然后由流程挖掘工具记录。事件日志是系统化的表格，包含流程活动的三个必需属性和其他可选类别。
一旦将业务流程与公司内不相关的活动明确区分，就不再存在收集错误数据的风险。错误数据会干扰流程分析，甚至使其完全无法进行。
明确定义业务流程的开始和结束，可以计算流程前置时间，从而实现全面的流程分析。收集的数据量有助于对实际状态进行精确分析，并有助于挖掘更大的优化潜力。
数据保护是流程挖掘的法律关键。未经相关人员同意，流程挖掘期间不得收集任何与人员相关的服务数据。如果人员及其服务涉及流程，则其角色必须匿名。
可能收集的数据包括个人的个人数据、其活动数据以及他们在业务流程过程中的互动数据。必须告知员工代表在流程挖掘中收集了哪些个人数据。应推广以下解决方案：
个人数据量的分析必须仅限于相关流程。此外，应致力于对数据进行匿名分类。例如，匿名化的一种方法是用角色或权限命名，而不是员工姓名。然后，将收集和分析角色或权限数据。应收集与流程真正相关的个人数据。
总而言之，不应忘记，流程挖掘作为数字化的组成部分和流程优化方法，会伴随员工队伍的变化。一些员工可能会对流程挖掘持批判态度，这不仅出于数据保护的角度，也考虑到它对先前熟悉的工作流程的干扰。
流程挖掘带来的公司变化应尽早告知。开放式变更管理，即在员工了解即将发生的变化并逐步引导他们适应的过程中，为流程挖掘的应用创造了良好的人员条件。
授权员工基于流程挖掘软件的数据分析，对流程进行分析和优化，是成功的关键因素。如果员工能够直接访问数据，也将大有裨益。这可以提高透明度。理想情况下，员工能够访问从流程挖掘中获取的新流程知识，从而获得更多独立解决问题的权限。
为了优化实际流程并借助流程挖掘实现预期目标流程，用户需要具备一定的技能。下文我们将详细讨论三项关键技能。对于流程分析和流程改进而言，将这些技能整合成一个功能完整的整体至关重要，这样才能优化整体业务流程。
1.分析技能——对于定性分析，用户必须能够解读可视化结果并评估生成的数据。丰富的统计模型知识也大有裨益。公司通常已在部门中拥有具备相关专业知识的员工。这些员工可以访问流程挖掘的详细数据。分析技能与技术技能相结合，是流程可视化和准确评估数据量的关键。
2.技术技能——功应用流程挖掘还需要技术技能。这些技能包括建模和提供数据，以及理解整个IT环境中的数据流——这其中也包括运用新流程挖掘工具的能力。技术技能往往是企业实施流程挖掘失败的关键所在。为了解决这个问题，企业当为员工提供全面的培训。这包括如何使用我们的软件进行数据分析以及如何得出正确的流程改进措施。
3.组织能力——同样重要的是，将分析和技术能力与公司的内容和组织方面相结合至关重要。流程改进只能通过针对公司量身定制的数据分析和流程优化来实现。任何在不与公司联系的情况下进行分析并决定更改流程的人，都有可能面临失败的风险。所有组织中都包含大量持续交互的系统组件。必须考虑流程变更可能引起的交互。
一旦选择了流程挖掘软件，服务提供商就会根据与公司达成的协议将其集成到业务流程中。公司内所有需要使用流程挖掘进行建模和分析的流程都会记录在软件中。
为了提前检查流程挖掘是否适合您公司的各个流程，开展试点项目将大有裨益。在试点项目中，将评估流程挖掘的应用和附加值。如果评估结果为肯定，流程将被记录在流程挖掘工具中，并开始实施流程挖掘。
在记录流程的过程中，流程将被清晰地命名，以便收集所有流程数据。应安排大约两周的时间，将软件连接到公司系统，并确定和生成相关的流程数据。在此期间甚至在此之前，可以对员工和IT专家进行软件使用培训，并为公司未来的变革做好准备。
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