你是否有时候会感觉你无从跟踪你业务流程和工作流程的状态？你是否希望对那些繁琐的文书工作或Excel相关的表单有更大的掌控力和可见性？你是否曾有收到电子邮件，面对几个月前发来购买申请表示惊讶：“我怎么处理这些遗漏的电子邮件？”在你的企业中是否存在执行受阻的现象？这或许正是流程无法及时、准确执行导致的。
随着业务的增长，管理业务流程可能变成一件令人生畏、让人无从下手的事情。你可能无法确信你是需要更好的CRM，还是需要更好的ERP，是需要更出众的协同软件，还是需要更卓越的电子邮件管理。如果你发现你的企业出现如下这些信号，那么你是时候考虑需要为企业引进业务流程管理系统（BPM）了。
早在上世纪90年代，某家公司刚起步时，就投资于AS400的核心系统。在21世纪伊始，这家公司又收购了另一家以SAP作为ERP的企业，到了2008年，新的销售副总裁将400名销售和服务人员带入某个CRM系统，承诺将极大地提高效率。这个公司信息化变迁的历史是否听起来有点像你企业正在发生的事情？
早前，这些系统之间的协作是如何发生的呢？业务的一部分是靠业务员输入数据的，然后转至业务的另一部分运行报告，以便跨越第三个系统去更新或执行某段信息。
这可能在某些时候对企业起了作用，但现在却为企业带来了巨大的拖累。数据的激增和信息孤岛问题的重现，耗费了企业大量的时间和资源。当每个部门使用不同的系统进行数据输入时，他们很有可能在同时录入相同的数据。这主要源于不同部门间的系统各不相同，员工的职能也不尽相同，一个员工很难到访每一个系统，察觉出这些数据有重复。
业务流程管理软件的解决方案是将人和数据集成在一个系统中。人们可以在不同的系统中分享同一数据源，并可以在任何需要它的地方（或部门）使用它。
Excel电子表单作为提高生产力的手段之一并不稀奇。自它诞生以来，它们一直是商业文件的首选格式。其强大的图表生成功能可以帮助企业准确地识别当前的信息和趋势。
但是过多的使用电子表格来作为会签审批的工具，那就会适得其反。有不少企业喜欢使用Excel表格来完成签批的工作，让它们在一个邮箱到另一个邮箱中流转。大量的电子表格会把企业每个人的邮箱搞得乱糟糟。如果要在电子表格里签字，那么不期而遇的改动甚至可能时常发生。一来，你得到的版本可能是经历了其他人所做的更改版本。二来，要想每个版本都交付到列表中审批的每一个人，那么审批的时间可能还会大大拉长，影响效率。
Excel虽然已经是陈旧的商业文件模式，但它依然盛行在商业市场中，在当今的业务流程自动化的世界里，它们已经准确的找到了相匹配的位置。流动的、可访问的数据在BPM中运行，意味着每个人都能实时查看最新版本，而且不会造成电子邮件的积压。另外，数据在一个集成系统中，所以没有过多的访问接口，就不会肆意被修改，审批只会在自动化工作流系统上，并且有迹可循。
随着现代化商业的发展，纸会逐渐在今天的商业过程中会消亡。依靠纸张形式进行信息处理的手段会浪费宝贵的时间甄选纸张，也会增加手工操作的风险。同时纸质信息缺少责任的归属和数据所有权，也占用了企业许多存储空间和管理风险。
然后，当你已经尝试避免纸质进入数字时代，你思考的下一步可能是Word和PDF表单。就像Excel电子表格一样，Word和PDF表单也曾经在商业空间中占有一席之地。但是Word和PDF数据共享的方式和Excel的形式一样繁琐。有时PDF文件甚至会让你觉得比管理纸质文档更痛苦。因为，你永远不知道你或者你的合作商是否可以直接编辑它们。我们时常会遇到这种尴尬情景，如果没有可以编辑PDF文件的工具，我们宁可让合作商把它打印出来，我们填满它，再交寄给它们。
BPM自动化流程系统减少了公司的文件和文书工作。所有的表格都在一个非常便捷的地方被创建、完成和存储，节省了时间、金钱和资源。你也不再需要移动文件柜或下载特殊软件，你、员工和业务上相关的合作商，每天都可以访问表单，也不会担心它被篡改所带来的风险。
在许多遗留系统中有很多核心数据。假如它难以更新，企业是很难用高额的费用维持它或转用别的系统的。因为一旦失败，可能给企业带来的是致命的打击。
另一个问题是企业遗留的系统过于僵化，无法适应新的商业机会。但更新新的系统又会给企业带来渠道上、销售上的损失。当企业看到这种遗留系统会拖垮企业进入新市场的机遇，又因为升级而造成大量的损失时，往往举棋不定，不知道应该如何应对。那么，或许就应该考虑用BPM系统来解决遗留系统中核心数据的问题。但这样的BPM最好要具备：透明性、支持流线型通信、拥有绩效管理和系统集成，涵盖大数据趋势识别和可扩展的接口，对于新市场来说，甚至包括移动接口和其他API。
自动化流程管理系统在一个集成系统中提供所有这些解决方案。当新的业务机会出现时，遗留系统将消失，但BPM平台也将应运而生。
如果你的企业针对会计、人力资源、库存控制都有独立的自主开发软件或软件解决方案。那么，你企业的IT部门一定资源充沛。但随着企业人才的流动，你会忽然意识到，在某个程序员离职时，你可能无法找到合适的人对系统进行任何更改或维护了。
BPM集成的特性比许多小的定制系统更有效地实现共享数据的目标。通用的流程协作大大降低了与关键开发人员流失所带来的风险。共享数据创建了人人都可以访问的流程管理工具，并避免由单点解决方案引起的瓶颈问题。
坚持旧的工作传统和习惯是大多数员工的意愿，但企业的成功必须朝前迈进。BPM是让企业更专注于成功的工具，了解、使用BPM是成熟商业体向成功迈进的一个标志。它会给企业带去阵痛，但同时也会给你的企业带去自动化业务的长久便利。
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