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企业流程优化优化什么,怎么优化?

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:362时间:2018-11-30

我们在CIO沙龙或在客户交流中经常会谈到流程优化,企业流程优化到底应该优化什么?

在企业内部任何优化都是一场变革,变革就会有风险,会消耗资源,我们需要合理运用资源以获取最大的价值,流程优化的方向与范围选择是非常重要的。

企业流程优化优化什么,怎么优化?

企业流程优化

一、在考虑方向时需要注意:

  1. 全局眼光:需要把你关注的方面,拿到公司整体来看一下,同时要结合公司的行业与业务特点,排优先级。它是公司的核心业务吗?比如当你在一个非技术型的公司,你去强调信息安全时,可能就会被忽视;

  2. 看涉及面:当涉及面足够大时,流程优化的的作用会更加明显,这里提到的涉及面可以是业务量、也可以是组织、人员、流程等等;

  3. 看涉及的点是否关键:以人员为例,当你去优化高级管理人员的流程时,其意义远大于底层级人员,这可以反映到最终的财务结果。因为高层管理人员的时间成本是非常高的,高得超出一般人的想象程度,当通过流程优化为高管层每人每天结约出五分钟,那价值也是很大的。

  4. 看重复的频律:重复频律越高,其优化的性价比也越高。当你面对一年才发生一次的业务时,无论该流程有多重要,其流程优化的投入产出也不成比例。

二、当掌握了流程优化的方向后,需要优化流程的信息从何而来?即优化范围会有哪些?

这里给大家一些提示:

  1. 从历史的报告中来,这包括审计发现、故障与事件报告等等,总之业务频繁出现异常时,往往有流程控制上的缺陷;

  2. 从授权清单看,如果某个环节的授权过多,期间过长,以及授权不规范,往往是流程本身出现了问题;

  3. 如果有集中投诉的授理机制,那么投诉里大的环节,往往是需要优化的对象。

  4. 向中高级管理层访谈。他们集中反映低效或无效的审批,往往是流程优化的重点;

  5. 向频繁接触流程的各部门人员了解,比较各部门的业务助理,他们对公司的流程比较有发言权。

企业流程优化优化什么,怎么优化?

企业流程优化方向和范围

从本人多年的客户案例分析来看,很多企业流程臃肿、低效,主要是有两个因素:

  1. 没有业务分类与分级,业务流程流转上一刀切,导致流程效率过低。比如我们在测试HR流程中,就发现有些控制失效,是客服人员离职时,很多未经资产管理部门确认,违反了公司规定。但得到的解释是按照公司的规定操作上有难度,因为客服人员流动大,而且他们接触的资产不多,风险不大。如果在设计流程时,把人员分成几类,低风险的人减少审批环节,建立一个审批矩阵就可以有效规避这类问题的发生。

  2. 由于缺乏事后的报告与质询环节,管理层层层审批,无论业务重要程度,均采取事前控制。公司很多流程的签字都要超过10个,签到最后都跑到总裁那里了。很多签字都是复核,本身缺乏实际的意义。如此实际上是控制失效,因为真的出了问题,无法问责,总不能把所有责任都归到总裁那里。这里如果能多加此,补偿控制,如定期报告、检讨会、审计或高层抽查的问责制等,可以减少大量的事前审批。ITIL中针对不同类型的事件的分级审批机制就是很好的借鉴。

那我们找到了优化的方向和并确立的大致的优化范围之后,接下来就是要怎么优化企业流程?

先来看看什么是流程优化?流程优化就是在流程设计以及实施过程中,通过对流程进行改进,来取得一个最好的效果,这就是对现在的工作流程的梳理,完善以及改进的过程,被统称为流程优化,对于流程的优化,不管是对流程整体的优化还是说对中间部分的改进,例如减少环节,改变时序等等,都是通过提高工作质量,提高工作效率以及降低成本,降低劳动的强度,节约能源消耗,然后保障产品的安全生产以及减少污染。

企业流程优化优化什么,怎么优化?

企业流程优化基本方法

在企业流程优化的基本方法分为五种。

第一、标杆瞄准法

这个标杆瞄准法又叫做benchmarking,它是指企业把自己的服务,经营实践,产品以及成本,和很多在相关方面表现非常优秀有成效的企业做比较,改进自己的企业经营业绩不间断的精益求精的过程。

第二、DMAIC模型

DMAIC模型,其实是实施6SIGMA的一套操作类方法,DMAIC管理中最经典以及最重要的管理模型,重点就是特别的侧重于已有的流程优化管理质量。

第三、ESIA分析法

ESIA分析法是一种以新的结构方式为使用用户们提供价值的增值,反映到具体的流程设计上来,要尽可能减少流程中非增值活动调整流程中的核心增值活动,而基本原则就是ESIA,而ESIA分析法就是要建设流程中非增值活动的一个实用性的原则。

第四、ECRS分析法

ECRS分析法其实是取消ELIMINATE,合并COMBINE,调整顺序REARRANGE。简化SIMPLIFU的一个缩写形式。

第五、SDCA循环

SDCA循环其实就标准化的维持,就是标准化,执行,检查以及调整总结的模式,它包括所有改进过有关流程的更新标准化,并且在这个流程优化过程中使它能够平衡运行下去,再进行检查的过程。而且为了确保准确性。SDCA循环的目的就要实现这个流程的标准化以及稳定现有的流程模式,使整个过程能够满足用户的愿望以及需求。