通过流程梳理和改进为业务增长做好准备

作者:AlphaFlow 时间:2022-04-20 浏览 :175

在全球经济增长紧缩的时期,并非每个企业都受到全球金融危机的负面影响。有些企业仍然有强劲的增长目标和势头,其他许多受影响的企业也仍在努力恢复正增长。 

这些企业必须确保为他们计划实现的增长和扩张做好一切准备,恢复和增长的关键是塑造企业价值链的业务流程。它定义了企业实际在做什么、将改进活动集中在促进强劲增长的哪些流程上是很重要的。 

其他公司利用全球金融危机来整合他们的产品和服务,并花时间分析他们的目标市场。他们的营销团队拥有出色的概念来产生新的业务,并且营销活动已准备就绪,业务领域的经理们期待显着的业务增长。但是在这样的活动开始之前,重要的是要查看相关的业务流程并确保它们能够在这样的增长中生存下来。 

如何为增长做好准备 

这里有一些我们罗列出来为企业发展做准备的关键步骤: 

1.建立流程治理

2.了解并理解您的业务流程

3.了解增长对流程、涉及的数据、人力资源、系统、风险、业务规则和政策/法规的影响

4.分析相关的流程测量并定义过程目标

5.在增长之前改进和标准化您的流程并“试运行”它们

6.密切关注风险管理,开发“流程捷径”

7.制定标准升级流程

8.制定流程改进


流程梳理和改进

建立流程治理 

为了能够管理组织的流程,需要定义一些标准和策略,这是通过流程治理来完成的。流程治理包括流程标准和符号的定义、定义和管理目标和测量的方法、角色和职责、流程改进方法以及流程生命周期管理的过程。流程治理通常包含五个关键要素:测量、所有权、问责制、控制和支持。 

了解并理解您的流程 

所有员工都必须了解他们所参与的流程。许多企业都假设所有员工都知道“这里的事情是如何完成的”。虽然这对某些人来说可能是正确的,但很有可能对什么构成“标准”实践有许多不同的看法,远远超出管理层所规定的范围。我们建议您对关键流程的“合理路径”有一个很好的了解,即了解如果一切正常,流程是如何运作的。该流程文档应至少包含流程步骤、决策点、相关方/角色和所涉及的系统以及相关的业务规则。制作流程范围图和企业流程架构(至少是一个简单的架构)也将增加您对关键流程的整体理解。 

异常处理可能是流程中标准化程度最低的方面。确定最常见的例外情况并记录标准方法。 

了解增长的影响 

并非所有流程都会受到增长计划的影响。有些流程可能只在开始时受到影响,有些在后期受到影响,有些则贯穿整个时间。这是对所有相关资源的挑战,使用扩展计划和营销活动来审查对业务流程的影响。对于每个增长领域,确定支持这种增长的相关业务流程,并了解增长影响的时间顺序。哪些业务流程必须在负载增加的情况下以及在什么时间范围内运行良好,才能使扩展计划取得成功? 

首先为任何扩展进行规划(规划和探索),然后在某些领域(招聘、入职和薪资流程)需要更多员工,然后IT需要为更多用户提供服务(IT支持流程),入职需要执行,以此类推,直到向客户交付价值。 

列出每个领域的预期变更、预期的时间线(开始、持续时间)、涉及的流程和预期的流程执行数量(例如要雇用一个人或10000人)以及相关的成本驱动因素。这种时间视角将有助于确定您的流程分析和改进计划的优先级。 

分析相关流程测量并定义流程目标 

一旦确定了相关流程,就需要确定这些流程的性能目标,最好在包含愿景、目标和措施的流程愿景声明中完成。这些措施通常包括时间、成本和质量方面的至少一项措施。如果想推动业务发展,就需要这些数据做支撑。例如:您目前多久运行一次流程?如果增长计划成功,您的流程将运行多少次?哪些流程将受到增长的最大影响以及在什么时间段内?完成一个客户/请求/产品的流程需要多长时间?执行一次该流程需要多少资源?如果一周内执行10次、100次,最大频次有多少?1次、10次或100次执行的流程执行成本是多少?您的流程交付质量如何?质量是否符合客户要求?您的流程还有哪些其他相关措施? 

改进和标准化流程 

您当前遇到的任何问题几乎肯定会随着流程执行的增加而增加。您的流程现在运行的效率和效率越高,增长运行顺利的可能性就越大。一旦您了解了流程目标和当前的痛点,将能够确定流程改进活动的重点领域。 

有多种方法可用于改进流程,根据目的和适用性,通常会使用精益、西格玛和重新设计模式的组合。大部分都可以通过仔细地提问来实现:为什么我们需要这些流程变体?流程变体有什么共同点?哪些功能为专业人士增加价值?流程的处理结果是什么?由于合规性需要哪些功能(最重要的是您无法更改的功能,例如税收、法律)?谁在执行流程步骤,是正确的角色/职位,还是其他人可以做更好?一个流程步骤可以通过新的/可用的技术实现自动化/支持吗?我们必须按这个顺序做吗?流程中是否有等待时间?如何减少等待时间?流程中真正的依赖关系是什么?在哪里可以并行运行?我们可以总结不同的决定吗?我们可以在这个流程中更早地做出决定吗?我们怎么能打破这个流程,怎么样能防止这种情况发生? 

无论您为流程改进和标准化应用何种技术,请始终牢记您的流程目标。如果企业希望以每年30%的速度增长,这将意味着某些流程的执行会大幅增加,为成功增长做准备和维持的流程,例如招聘,将特别活跃。在这些促进增长的流程中寻找效率将节省时间和金钱,并大大增加成功的可能性。 

将招聘周期从15天缩短到10天将产生一系列重要影响:降低招聘的直接成本;减少招聘的员工时间成本;让新员工尽快上岗并提高工作效率;减少错过优秀候选人的机会;与所有人一起改善组织的形象;一旦您了解了您的流程和相关成本,您还可以评估外包流程的选项。 

制定“流程捷径” 

如果您的流程在负载增加的情况下仍然无法正常运行,那么考虑在某些情况下执行流程的“捷径”会很有帮助,例如:如果请求/订单的数量增加超过某个阈值。需要定义并定期监测和审查这些阈值。 

快捷方式通常是流程的简化,其中跳过或简化决策点以加快处理速度。如果您可以缩小流程备选方案的范围,这尤其可能。例如,对于处理由有针对性的营销活动产生的订单的流程,您知道某些服务请求只能来自现有客户。因此,您可以跳过检查与您联系的人是否是现有客户,在系统中预填充信息并仅收集所需信息。在这种情况下需要仔细考虑的问题是: 

1.与简化决策相关的相关风险是什么?

2.捷径对客户有负面影响吗?

3.与这些风险相关的实际时间和成本节省是多少?

4.需要哪些信息才能使用快捷方式?

5.谁将决定何时允许/使用快捷方式?

6.如果系统支持流程,系统是否可以足够快地更改以支持这些流程快捷方式? 

制定标准升级流程 

在查看异常处理和升级流程时,通常会发现各种各样的流程、程序、标准和规则。业务流程应该用“合适路径”和异常处理或升级流程来描述。如果可以简化决策点并尽早制定,则流程通常可以保持简单。业务规则可以极大地帮助您将注意力集中在流程上。如果选项和故障模式太多,您可能需要根据关键属性(例如客户组、产品组、季节、国家/地区)指定升级流程。如果上报流程要发挥作用,它需要易于理解和应用。触发不同升级流程的标准需要由流程中的所有参与者轻松评估。 

制定流程改进流程 

“流程改进流程”也许是流程管理中最重要的流程之一。流程记录得越好,每个相关人员就越了解,运营业务流程就越有可能得到改进,尤其是在繁忙时间。为确保收集和实施流程改进,需要建立、记录、沟通和监控流程变更管理的流程。需要明确此流程的责任和义务,并传达有效措施。 

以上措施一旦建立好,一个公开、公平和管理良好的流程改进建议系统将支持持续改进,并确保企业在业务增长的情况下做好各项准备。

本文标签:流程梳理