如何有效地调整和改进业务流程

作者:alphaflow 时间:2022-02-18 浏览 :918

高管和经理一直在寻找改进流程的方法,以帮助员工提高效率、减少错误、增加产出并更快地将产品推向市场。但是您可能会发现很难实施这些改进。

为什么实施变革如此困难?

在本文中,我们将讨论为什么实施流程变更具有挑战性,并且我们将为您提供一些提示,以帮助您确定需要改进的领域并有效地调整流程。


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 为什么持续改进流程很重要?

 公司使用流程来设计和制造满足客户需求和期望的优质产品,同时可以改进流程和程序。当然,在每个提议的更改背后都有一个正当的理由。仅仅因为你有一段时间没有做出改变,就以改进的名义改变流程意义不大。只有在您可以展示它们如何帮助公司实现其目标时,才应进行更改。同时,继续使用过时的流程没有任何意义。对新技术和新的经营方式持开放态度是一个好主意,这可以确保您的公司保持竞争力和相关性。

因此,您应该持续监控和管理您的流程。这可以帮助您了解什么是有效的以及需要调整什么。规划和实施明确定义的流程改进可以帮助您的业务:

1.提高客户满意度

2.提高员工士气和工作满意度

3.始终如一地生产高质量的产品

4.保持符合行业标准

5.在协作和敏捷的环境中工作

6.提高客户忠诚度

为什么难以实施流程改进?

如果流程改进对业务有好处,那么为什么难以实施变更并让人们遵循这些新流程?

 

因为我们不喜欢被告知“要做什么”,这是从小就根植于我们大脑的东西。心理学家称之为“心理反应”,是大脑感知到对自由度产生威胁,或认为选择有限时的反应。制定规则或准则后,您可能会感到烦恼、焦虑或愤怒。即使你知道你被要求做的事情是有益的,你的第一反应可能是“不要告诉我该怎么做”。其他可能解释变革阻力的因素包括:

1.担心它会影响当前的工作和生产力

2.相信流程改进意味着更多的工作

3.对传达变化的人缺乏信心

4.怀疑是否需要改进流程

5.具有以前不太成功的流程实施的经验

6.感觉对自己的所有权失去了控制


了解流程变革中阻力的根本原因将帮助您的团队作出更具协作性的流程改进计划。

如何实施流程改进

在计划实施新流程时,最好让参与该流程的每个人都参与进来,这将有助于减少阻力。以下是一些其他建议,可以帮助您更有效地实施流程改进。

1.有效性审计流程

您可能已经在使用可以帮助公司高效工作的流程,但这并不意味着没有改进的余地。您需要监控当前流程,以查看是否存在任何可能需要更新的瓶颈或区域。您可能想要创建当前流程的流程图,形成直观的分步文档,以轻松查看可能存在问题的区域并向其他人解释这些问题区域。此外,与参与该流程的人员交谈,有助于团队成员受到重视,并且参与改进流程,提出有价值的反馈,让您更清楚地了解需要更改的内容。另外,您将不太可能忽略重要的步骤和子步骤。

 

2.确定流程目标

您需要了解流程的结果——您期望流程做什么,您需要了解起点和终点,使用当前状态的流程作为定义希望通过流程改进实现的目标的基准。例如,您对当前流程的审核可能会发现某些步骤是多余的或不必要的。因此,您的目标可能是通过删除不必要的步骤来简化和提高生产力。

 

3.确定团队优势

因为您希望高效、快速地实施流程改进,所以让有能力执行特定步骤和任务的人员参与进来。团队应该是跨职能的,以便可以从多个角度看待流程。跨部门人员的这些不同观点可以帮助您制定更好的计划来简化和实施变更。

 

4.确定可以自动化的内容以及可以利用软件的地方

根据麦肯锡的一份报告,大约60%的职业至少有30%的活动可以自动化。自动化可以提高生产力、提高绩效并减少人为错误。正确的技术堆栈可以帮助您自动化某些功能并提供更简化的流程。

 

5.映射并记录您的新流程

重新设计您的流程,消除问题区域,确定自动化的发展方向,并明确定义每个步骤和子步骤。为此,您需要将所有关键参与者聚集在一起。作为一个团队,您可以在构建流程的过程中进行协作和分享想法,从而提高生产力、生产高质量的产品和服务、缩短上市时间并最终增加您的客户群和利润。

 

6.与团队分享新流程

如前所述,当您尝试实施更改时,您可能会遇到一些阻力。即使是计划和设计流程改进的人也可能希望将其推迟到另一个日期,以免影响他们当前的工作。在头脑风暴、计划和重新设计过程中进行清晰的沟通对于帮助减轻团队成员的任何阻力或担忧至关重要。最重要的是,他们了解变更的目的以及您计划如何在不对当前工作产生负面影响的情况下实施它。确保没有意外,这样您就可以得到每个人的支持,并且过渡顺利进行。

 

7.寻求反馈

实施新流程后,请团队向您提供反馈,以便您了解进展情况。该流程是否产生了预期的结果?它是否按预期工作?是否有任何领域不像您想象的那样工作? 

在这个阶段,清晰的沟通也是关键。您希望您的团队明白这个过程不是一成不变的,您重视他们的反馈并对新想法持开放态度。