如何进行业务流程梳理和分析

作者:alphaflow 时间:2021-08-25 浏览 :96

在业务流程分析前,需要确定最终实现的目的。业务流程分析通常是业务流程管理(BPM)或业务流程改进(BPI)中的一个步骤。BPM是一种不断重新检查和改进业务流程的方法,BPI意味着改进一个特定的流程。

业务流程分析是BPM和BPI的一个关键组成部分。如果没有全面分析,就无法改变流程的任何内容。业务流程分析为您提供查找流程弱点、寻找改进点,提供数据以明确实施改进是否有价值。



无论业务流程梳理分析的最终目标是什么,以下是通常所需的五个步骤:

1.确定要分析的流程

无论目标多大,首先需要确定需要分析的流程。通常,企业会分析关键业务流程,包括对产品、收入、费用和其他关键组成部分有直接影响的流程。如果目标是进行BPI,可以分析复已确定表现不佳的流程,以便下一步修复。

另外,企业还可以分析最近实施的新流程,以确保它按预期工作。

在选择要分析的流程时,一定要记下确切的起点和终点,防止流程交织、造成工作混乱。

2.收集必要的信息

一旦确定流程,企业需要收集更多信息进行分析。在这个步骤,主要目标是浏览有关该流程的所有信息来源,包括浏览文档、采访相关人员的等方式。

3.绘制流程

下一步必须将所有发现转化为某种结构化的形式。业务流程映射涉及业务流程的可视化,可以很好地进行帮助。

在绘制流程时,主要目标是过滤收集的所有相关信息,并以简洁和结构化的方式进行呈现。业务流程映射可视化展示正在处理的流程,以了解有效无效的部分,与流程的各个组成部分相关的风险以及总体情况,以及更好地了解各个利益相关者的角色。

映射业务流程方法众多。企业可以采用传统方法构建工作流程图和流程图,还可使用任何常见的流程映射工具,无论是价值流图还是SIPOC(供应商输入流程输出客户)图,具体取决于具体的目标。

企业还可升级正在使用的工作流程软件。与纸质绘制流程图不同,软件允许您实时跟踪流程,查看是否有任何阻塞或延迟;还允许一定程度的自动化,因为软件有责任确保流程及时完成。

4.分析流程

现在已拥有了所需信息,是时候进行分析了。有了此时收集的所有数据,您应该已经清楚知道可以改进的地方。但是,如果希望找到更多潜在的改进,可以从以下问题中着手:

该流程中最重要的组成部分是什么?它们的影响是什么?仅改进这些组件就足够了吗?

流程中是否有系统性延迟或问题?你能看出它发生的原因吗?有没有办法修复它们?它们对输出的影响有多大?

流程的某个特定组件是否需要太多资源?有没有办法改变它?

这些只是需要牢记的几个问题。随着深入挖掘,您将更好地了解究竟需要注意什么。

5.确定潜在的改进

对业务有用的改进类型取决于具体情况,没有一刀切的解决方案。同时需要注意改变带来的长期影响。例如,通过提高流程速度,可能会将缺陷风险率提高一倍,会让工作重新回到原点。因此如何权衡效率与风险,也是业务流程分析中的秘诀。

根据您的发现,您还可以决定选择对流程进行小幅、适度的更改,还是选择重新设计。虽然后者可能需要更多的资源和时间,但其影响可能非常重要。



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