企业需要BPM和Workflow系统的五个标志

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-06-07 浏览 :178

您是否觉得自己永远不知道业务中流程和工作流的状态?您希望您对那些烦人的文书工作或excel相关的流程表单有更好的控制力和可见性吗?您知道为什么法规遵从性不会发生在您的企业中——因为许多月前记录的流程根本就没有被遵循。


随着业务的增长,管理工作流程可能会变得令人望而生畏,我们时常会感觉到不知从何处开始工作。这或许是您不知道是否需要更好的应用程序、更好的客户关系管理、更好的企业资源规划、更好的协作软件,还是更好的新技术。您可能已经认为您的业务或部门需要业务流程管理(BPM)或工作流自动化,但您并不确定。这里我们罗列了五个标志,一旦在企业业务实行中发现这些标志,那就说明现在是时候考虑实施一个BPM或工作流管理系统了。


标志一:您不止一次的在多个系统中输入相同的数据


当业务刚起步时,企业投资了核心系统,随着信息化的发展,企业又加入了SAP,之后可能又转到SalesForce里管理这些信息,以大大提高效率和销售额。这段企业信息化变迁的历史听上去是不是有点像您所在的企业发生的事?


那么,这些系统之间是如何工作的呢?一个业务部门的分析员是否输入数据,然后又在另一个业务部门运行这些报告,以便第三个部门可以通过第四个系统更新信息?





这种工作方式可能在某个时候对企业有效,但对现代型的企业却是一种拖累。数据激增和重复的工作意味着需要更多的时间来找到正确的数据,这就造成了时间和资源的浪费。当每个部门使用不同的系统来输入数据时,协作是机械式的,甚至可能会让人觉得沮丧。你甚至可能不会意识到复制正在发生,也不会意识到企业资源在浪费。


业务流程管理软件解决方案将人员和数据集中在一个系统中。人们共享数据,并且可以按他们需要的方式使用它。


标志二:您通过电话、电子邮件传递了太多Excel文档以供审批


Excel电子表格可以提高生产率,这并不奇怪。它们几乎从一开始就为商业服务。但是,当电子表格在多人间反复传阅造成信息混乱时,您可能会得到不同人修改、不同版本的Excel文档。这会增加确认正确文档的难度,也会增加审批的时间。


电子表格已经过时了,在当今的业务流程自动化世界中它们已经遇到了对手。流畅、可访问的数据意味着每个人都能实时看到最新版本,而且不会被困在积压的电子邮件中。另外,自动化的工作流程系统不会让审批悬而未决。


标志三:你仍然在使用纸张、Word或PDF格式


对于今天的业务流程来说,纸质表单意味着过时。依靠纸质表格进行信息处理代表着:

1.浪费宝贵的时间

2.增加出错的风险

3.缺乏对数据的责任和所有权

4.为成堆的纸张提供额外的存储空间

5.纸质一旦损失将会带去灾难


如果你已经尝试过避免使用纸张,进入数字时代,那么你的下一步很可能是Word和PDF表单。就像Excel电子表格一样,Word和PDF表格曾经在商业领域占有一席之地。但是数据共享和这些表单一样麻烦。在许多方面,PDF比纸质表单更痛苦。您永远不知道您是否可以直接编辑PDF。有时您的商业伙伴收到它们时,还需要把它们打印出来,然后以扫描纸的形式寄给您。这多么延误时间啊。


自动化的工作流程系统减少了公司之间文书往来的时间。所有表格都是在一个方便的地方创建、完成和存储的,节省了时间、金钱和资源。您和您的员工每天都可以访问表单,无论您身在何处。


标志四:您的遗留系统无法适应或扩展到新的商业机会


遗留系统中有大量核心数据。一旦要迁移这些数据,往往代价高昂。如果不去更新,遗留系统过于僵化,无法适应新的业务机会。也许您的经销商会被您竞争对手更先进的方法所吸引,从而导致失去渠道、失去销售。您的系统需要避免冗余和瓶颈,并提供:


1.信息透明度

2.便捷的通信

3.绩效管理

4.系统集成

5.大数据趋势识别

6.可扩展的接口

7.移动接口


自动化业务流程管理系统在一个集成系统中提供所有这些解决方案。当出现新的机会时,遗留系统将遭遇失败,但BPM平台将迎刃而解。


标志五:您有许多难以维护和修改的自定义解决方案

您是否有一个专门用于会计的定制软件包,一个用于人力资源的定制软件和一个完全不同的用于库存控制的软件解决方案?如果只有一个程序员知道它们是如何工作的?您是否会意识到,程序员离开的那天,您将无法对系统进行任何更改,甚至无法对系统进行维护。


尽管定制的解决方案可能适用于一个部门,但它们对扩展业务范围和利润几乎没有帮助。集成软件比许多小型定制点系统更有效地实现共享数据目标。通用的和现代化的平台极大地降低了关键开发人员流失带来的风险。共享数据创建了一个人人都可以访问的流程管理平台,避免了由定制的解决方案引起的瓶颈问题。


想坚持固有的方法工作是很自然的事。但你的事业必须向前发展才能成功。自动化让您离成功更近了一步,而BPM和Workflow系统是您迈向自动化的必经之路。



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