BPM实施的六个步骤

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-04-02 浏览 :47

在我们开始讨论BPM实现之前。我们需要考虑一个由几个关键角色组成的团队,例如:


1.客户

2.执行发起人

3.项目经理

4.业务用户

5.业务分析师

6.技术架构师

7.软件工程师

8.质量保证

9.基础设施专家


根据您的目标和公司规模,每个参与者在整个BPM实施过程中都有一个独特的角色。这个过程通常包括以下适合BPM生命周期的一个或多个阶段的步骤。


第1步:回顾公司的流程并使其与业务战略保持一致


列出你公司的每一个流程,不管您是基于服务还是基于产品的业务。


基本上,您需要这样的问题自问来理解自身业务流程:我们公司是做什么的?我们如何提供服务或制造产品?我们如何推销我们的产品和服务?我们如何销售我们的产品和服务?



您要确保在列表中包含公司的所有流程。考虑一下您公司的业务流程算法。下一部分涉及优化流程以适应业务战略,使流程与业务战略保持一致。


列出您的业务流程不仅可以让您对您的业务有一个鸟瞰图,而且还可以准确地显示您的业务发展方向。然后你就可以知道你的公司是否在做它设定的事情。简而言之,您希望确保所有业务流程实际上都是实现公司短期和长期目标的步骤。


如果您的业务策略是为客户提供优质产品和无缝的订单投放流程,那么您的业务流程列表应该包括使此策略起作用的流程。从存储和列出优质产品的过程到无障碍的订单安排和交付过程,您的人物列表应该反映这些。


这些是为了确定哪些流程与您的业务战略相关或完全不必要的主要途径。如果您的某些流程看起来不正常,您需要消除它们或对它们进行优化以适合您的业务战略。


第2步:评估和建模您的业务流程


正确地执行第一步可以帮助您发现公司在与业务战略保持一致方面的最佳和最差流程。而这一步步是评估您的流程。


你的公司需要为他们展示什么样的结果?你的客户需要什么?你必须收集尽可能多的数据,才能准确地判断一个特定的流程。使用现有数据进行评估。


比如,如果上个月你的客户购买流程为你的公司带来了比以往更多的交易,那么你的流程评估应该反映出促成这一结果的流程变化。这一新流程如何适应贵公司实现预期结果和目标的大局?


如果这个新的流程是合乎法规的,并且符合您的业务战略,那么您可能已经找到了您的制胜方案。


接下来,建模是在对流程进行评估之后所做的工作。业务流程建模涉及到捕捉公司流程的不同细节的清晰图像,以及公司的每个部门如何相互作用。目标是要有一个蓝图的方式做事情,这样你就可以潜在地定义应该在未来怎么做。它还将复杂的流程分解成小块,这样您就可以在日常操作中发现流程效率低下的问题。


第3步:测量流程


你需要衡量你的流程,这样你就可以评估它们在帮助公司实现目标方面的有效性和效率。仅仅建模是不够的;您需要创建度量标准并拥有可测量的细节,以便在执行流程时收集数据。


还记得我们说过BPM是一种实践吗?测量流程是一个连续的活动。


在这个过程中,要使用一致的词汇。例如,一天可能意味着24小时、一个工作日或一个8小时的工作日。如果你说一项任务是在一天内完成的,那是什么意思?在整个企业中使用一种数据收集方法。不要把电子表格和文本文档混在一起。另外还要有标准化的数字。例如,数字应该有两位小数还是没有?


接下来是选择指标。确定一个定义流程改进目标的主要指标。例如,肥皂厂可以选择每小时生产的肥皂条数量。将您的主要指标连接到业务指标。例如,更快地生产肥皂条可以增加多少利润或降低固定成本。


使用间接指标。这衡量了在项目期间、之前和之后不得改变和应收集的内容。例如,货物出品后的次品率可能是由于搬运过程中损伤造成的。所以受损货物的数量是这里的重要指标。


最后是收集数据。这包括测量完成流程所需的时间;衡量与完成该流程相关的成本;通过收集顾客满意度数据来衡量流程的质量;测量流程的输出:例如,在一定时期内交付的货物或生产的产品的数量。


衡量流程的复杂性,尽量减少换人或监督的频率。无论您做什么,您的流程度量都应该能够展示性能趋势,使您了解操作与战略是否一致,暴露问题,并鼓励改进。它还应该能够帮助你预测结果,确定优先事项和激励承诺。最重要的是,流程度量应该使您能够对流程进行基准测试。


第4步:分析和基准流程


您公司的业绩在您的行业中如何衡量?上世纪90年代中期,施乐公司(Xerox Corp.)不得不分析和衡量其业绩,以提高其在该行业的竞争力。下面我们就来看看他们是怎么做到的。但是,请注意,在测量了流程之后,您可能希望从内部、竞争性或功能性的角度分析结果和基准。


基准是一个系统和持续的过程,使企业能够确定世界一流的业绩和衡量自己的标准。有三种常见的基准测试类型和一种不常见的基准测试类型用于对公司的流程进行基准测试:


内部基准测试:将企业内的一个操作与另一个操作进行比较的过程。这是最容易实现的。


竞争基准:将组织内的一项业务与竞争对手的业务进行比较的过程。由于外部因素的影响,这是最难实施的。


功能基准:将一项业务与同行业的类似业务进行比较的过程。这很容易研究。


一般基准:比较不相关行业的业务的过程。这相对容易实施,并鼓励创新。


第5步:改进流程


如果做得对,基准测试肯定会标识出需要改进的流程,即使你的公司是行业领导者。您的流程总是需要得到更好的,而流程改进是唯一的出路。


流程改进是对现有业务流程进行识别、分析和改进,以优化业务流程,确保质量标准的一致性的行为。


许多公司通常改进流程,以提高客户价值、提高服务、降低成本和提高生产率。当您概述流程改进目标时,您可以通过以下方式正确地完成:


确定您想要改进的流程。根据您的基准,您需要改进哪些流程?将它们定位到业务流程模型中。


跟踪业务流程中的断裂:这些问题到底是从哪里来的?是流程有问题还是员工/团队绩效不佳?


回答这些问题将帮助您修改业务流程以改进。然而,修改业务流程可能会在您的公司内激起一些文化阻力。这是预期的,因为文化的转变是公司必须学会的最重要的变化之一。


第6步:自动化


手动完成整个BPM流程可能会让人畏惧,对吧?不用担心,你可以自动操作。自动化是BPM实现的最后一步。



从流程建模到数据收集以进行有效的决策,BPM技术可以帮助您优化BPM实践,并且您最终将需要在某个时候自动化你的BPM。


BPM自动化还能为您做些什么?


首先,通过自动化,您可以直接在所使用的流程应用程序中实现决策。此类决策的示例包括字段级验证、路由决策和一些静态服务。许多BPM解决方案通常都配有决策管理引擎,以使之成为可能。您甚至可以使用if-then-else规则来指导应用程序实现词汇表中的一系列规则,并轻松地实现决策。


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