机器人流程自动化(RPA)简化了人力资源流程

作者:alphaflow 时间:2020-12-18 浏览 :309

对于一些大型的跨国企业,其规模可能遍及全球,员工在世界各地都有许多办公室,需要跨地域的协同工作。其人力资源管理部门需要处理各种流程,包括人才获取、人才管理、人才开发、员工周期、员工经验、薪酬和福利以及拟定人力资源报告。每一个流程都由几个活动组成,这些活动不仅是密集型的,而且其工作直接与员工的满意度息息相关。

但是由于企业的规模有时会迅速增长,其人力资源部门可能面临着高效处理大量任务的挑战。它既需要满足业务的时间紧迫需求,同时也不要损害质量和法规遵从性要求,更不能损害员工满意度,这是一项非常具有挑战和难度的工作。

确定自动化范围

因此,当我们研究了人力资源流程,并详细分析了每个阶段后,引入机器人流程自动化(RPA)可减少处理大量数据的机械式工作,把人力资源的人才从频繁而繁琐的工作中释放出来,发挥其更大的价值。

通常,我们自动化部署的案例都是依赖流程本质上确定性的或基于规则的。RPA的实施成功与否特别适用于以下活动:

1.在web应用程序、ERP、后端系统之间读取/复制/同步数据

2.提取数据的验证

3.从电子邮件或办公通信中读取数据/附件

4.发送电子邮件/群发邮件

5.会议安排

6.数据标准化

7.用于审计目的的数据记录

这表明了这几个流程,根据它们的内容、平均处理时间和出错风险,可以成功地实现自动化。非常高、高、中、低。研究结果如下图所示。

解决方案

结合BPM的流程自动化可以更加准确地确定的几个流程。自动化减少了工作的人在密集型工作中的投入时间,同时加快了流程,并将出错的可能性降到几乎降到零。

例如,轮班津贴计算:有些企业给在不同时区为国际客户流程工作的员工提供轮班津贴。通过从多个后端系统获取刷卡计时来计算津贴。这一过程如果是人工完成的,那么数据量越大,误差范围也越大。如果我们通过RPA的自动机器人来自动读取和验证多个后端系统的数据并计算容差。那么,只要bot定期进行这项工作,就可以及时清理津贴,避免误差。轮班津贴自动能化使人工工作量减少了65%,平均处理时间(AHT)也减少了83%,而实际运作中完全可以做到零误差。

又如,新员工的背景验证:这个过程包括在一组多个数据库中交叉验证每个面试候选人的姓名和出生日期等细节,每个数据库都保存着几十万条记录。由于受访候选人的增加以及对这一关键过程的预期准确度,处理量和所用时间每年都呈指数级增长。如果采用RPA 的bot来从输入源接收所需的详细信息,自动与后端数据库交叉检查细节,并在操作结束时创建流程报告,而无需任何手动干预。所有的中期报告都会被协调成最终的主报告,然后以预定的方式自动上传到后端系统。巨大的处理负载被分散在多个机器人上,使其在短时间内即可交付结果。后台验证自动化使所涉及的总人工工作量减少了85%,平均处理时间减少了35%,并确保无合规性故障。

再如,为新员工生成录用信:这一过程包括一系列需要严格遵守的步骤,以便在不影响准确性的前提下遵守法规。由于涉及手动步骤,每位新员工录用信生成的平均处理时间约为15分钟。如果通过RPA自动化整个流程,并将处理时间减少了90%,而不影响程序步骤和法规。

最后,我们再来看看为新员工安排培训计划:安排培训计划需要在新员工的日历中与其各自的日期和地点详细信息一起比对。在这里有大量的人工工作需要涉及,往往时间比对中会增加错误的范围。通过自动化,该流程可以确保无错误的执行,同时节省了95%的人工工作量。

实施RPA的好处

RPA不需要对现有的遗留系统进行侵入式集成,因为它只是复制了代理之间的交互和流程之间的交互。人工智能不再需要执行日常的手动任务,自动化实现了平均人工工作量减少70%,为企业净节省百万元

处理过程中的平均处理时间减少了55%,从而加快了处理速度,缩短了周转时间。同时,自动化流程中的零错误率提高了操作的准确性。另一方面,机器人的使用确保了可扩展性,处理量的增加只需要部署额外的软件机器人即可。

RPA还提供了多个用户角色,以提高运作的安全性。用户的活动跟踪以用户日志的形式记录,用户日志可用于流程审核和法规遵从性目的。

这些都是机器人流程自动化(RPA)方面的专业技能为客户带来的生产力和准确性,而简化了人力资源流程仅仅是一个开始。