如何改善业务流程,它能为企业带来哪些益处?

作者:Alphaflow 时间:2020-05-20 浏览 :338

无论您从事何种业务,都可能使用许多不同的业务流程。流程是公司赖以存续的基础。它们每天重复执行企业的任务,并确保一切按正常运营。我们改善业务流程是帮助整个企业变得更加高效。

什么是业务流程?

业务流程是个人或团队为了实现某种业务目标而执行的一系列可重复任务。

这里的主要关键字是“可重复”。该流程是您重复执行的操作或步骤。企业中最常见的例子之一是新员工入职。每当您雇用新员工时,您都需要遵循完全相同的步骤:

1.处理文书工作

2.准备工作场所

3.安排工作方向

与其它流程相比,它虽然是针对个人而言单次的任务或项目,但在企业运行的过程中,这类流程对企业来说会需要经常执行。而有一些项目对企业来说可能是一次性项目,但对个人而言则是业务、工作中的日常。


例如,以采用为目标的工作,涉及到软件采购、部分设备的采购,它们往往对企业来说是单次的行为,而对采购员来说则是需要经常打交道,是个重复的步骤。

无论是何种流程一定涉及到某种“重复性”,而且也是在遵循这种重复性的工作中寻找一致,以确保业务的顺畅。

工艺与程序

通常,我们把流程分为正式和非正式两种。非正式流程称为“过程”,它是隐蔽的。您的员工每天都会这样做,但这并不是您需要每天去思考的,甚至有些是您未曾记录、改进的。

正式流程我们称为“程序”。与常规流程不同,这些流程都记录在案。您的员工在执行流程方面遵循一套非常严格的规则,以确保他们所做的工作尽可能高效。

将您的流程转换为“程序”对于您的公司非常有用。尽管您的一些员工可能对缺乏自由感到不满意,但您的企业将以此受益。

因为它为企业带来了:

1.明确的责任制–每个员工都有明确的角色和完成任务所需的确切清单。每个人都会知道谁负责什么,使他们不太可能推卸责任。

2.提高生产率–该程序应该是执行流程的最有效方法。因此,您的员工将有更多的空闲时间来处理重要的事情。

要将流程建立成企业程序,您需要记录最有效的流程变化,并在全公司范围内对其进行标准化。我们将简要说明如何做以及如何改善公司流程。

大多数企业主倾向于“不去解决那些悬而未决的问题”,因为它们似乎并不在当下影响企业运作,也无法带来立竿见影的收益。这些悬而未决的问题就会像肿瘤一样,伴随着企业成长,越滚越大,直到有一天公司束手无策。不过,如果我们真花了很多时间来优化流程,我们就会发现,其实有很多简单的方法来改善业务流程,并且它会为企业带来可观的投资回报率。

理念1:流程文档和标准化

在公司范围内简单地执行一个流程可能对改进很有帮助。通常,员工执行流程的方式有4-5种。 如果您发现哪种方法是最好的,则只需对其进行记录,并确保所有员工都坚持下去。尽管有多种方法来记录流程,但最直接的方法是将其可视化并将其转换为流程图。

流程图是一个简单的步骤导图,说明了完成流程所需采取的步骤。毫无疑问,在记录流程之前,你需要多采访所有参与过该流程的员工,并弄清楚他们将遵循哪些步骤。然后,您测量每个流程。在相同时间里,最高效的一种流程应该是您标准化的那一种。

确定最佳流程后,需要对其进行记录。正如我们已经提到的,您可以使用流程图来完成。这样的记录是为了确保未来能够在工作中发现更有的方法去进行替代。伴随着新的技术、新的需求发展,流程也不是一成不变的,因此最佳流程始终会伴随着业务的变化而变化。

理念2:简化流程

如果您认为给定流程的执行不尽人意,则可以尝试简化流程。根据定义,简化业务流程意味着通过删除无用的步骤,添加新的、更好的步骤,优化某些步骤等来提高流程的整体效率。

流程视图旨在帮助您查找给定的流程出了哪些问题以及如何解决。通过对流程的监测,我们会发现流程的瓶颈在哪里?是流程设计不合理?还是员工效率低下?是前序流程准备不充分?还是流程哪里出现拖延?这些都可以运用流程监测及流程图帮您找到答案。

理念3:流程自动化

虽然很少有能够从头到尾实现流程自动化的过程,但是通常有很多机会可以使其中包含部分的自动化。应该指出的是,流程自动化与工业自动化并不相同。一个是专门通过软件处理流程自动化,而后者是物理意义上自动化(比如机器人造车)等等。


任务或任务自动化是指通过软件将日常执行的许多任务自动化。不过,这些任务通常不会太繁琐。另一方面我们要清楚,软件无法真正完成人类可以完成的大部分工作——尤其是决策和创意性工作。

但是,我们可以做的是使流程组成的次要任务自动化。例如,假设您正在通过网站销售某些软件。对于对产品感兴趣的任何人,他们都可以使用一种选择使用的表单填写其电子邮件地址。对于获得的客户线索,您都希望将其转移到客户关系管理(CRM)软件中,以便与他们联系。

只要有新的加入对象,您就可以使用机器人自动化为您完成这些操作,而不必手动填写新的销售线索,亲自再录入CRM软件当中。

任何类型的流程都可以从这种自动化中受益,尽管您要自动化的工作一天可能只有15分钟,但从长远来看,您将节省大量时间。

总结

改善业务流程的方法还有许多,我们也希望与您探讨和分享实际业务流程改善的经验。欢迎您与我们讲述您企业的故事,让我们理解不同企业文化背景和领域下流程改善的价值。