流程管理方案怎样才能更好的落地?

作者:alphaflow 时间:2020-02-10 浏览 :382

很多公司进行了管理流程的优化或再造,制定出了很漂亮的方案,然而在实施方面却遇到困难,导致方案束之高阁。为了解决这个问题,笔者在所参与的流程优化项目中进行了一些有益的探索,提出了进行流程试运行的方法,并对试运行的实施方式进行初步设计,在已经进行过的项目中,取得了不错的效果,现在这里与大家分享,并期望得到指正。

试运行一般可以分为四个阶段,启动准备、试运行组织、试运行控制、试运行验收,其中第二与第三阶段并行。现分别进行介绍。

一、启动准备

步骤一、实施动员会,总经理发布命令,实施启动。

具体内容包括:

1、总经理宣布流程实施启动,强调对流程管理部门的授权,激励员工为流程实施成功而努力;

2、流程管理部门介绍流程实施内容;

3、其他部门代表承诺对流程实施的支持。

目的:营造流程实施气氛,使全体员工对流程成功实施充满信心。

步骤二、进行部门职责和岗位职责相应调整。

具体内容包括:

1、按照流程文件的要求,调整部门间职责;

2、按照流程文件的要求,调整部门内岗位职责。

目的:调整部门职责与流程工作相匹配,流程中的工作要求通过调整岗位职责来执行。

步骤三、流程管理部门组织各部门根据流程文件制修订管理标准。

具体内容包括:

1、将流程按部门编制,分发到部门;

2、部门按照流程报告,结合部门职责和岗位职责,同时由相关部门提交资料,编写管理标准;

3、信息部对管理标准进行审核;

4、各部门对涉及到的管理标准进行会签。

目的:通过制修订相关管理标准,使流程具有可操作性。

二、试运行组织

步骤一、流程试运行开始,流程管理部门组织流程培训。

具体包括:

1、流程管理部门负责牵头组织,针对流程方案培训业务骨干;

2、业务骨干针对流程作业说明书内容培训流程执行人。

目的:让每一个流程执行人了解流程内容,初步掌握流程方法。

步骤二、指定具体的执行人,即流程的主负责人。

具体包括:

1、流程管理部门信息部为每个流程指定相应主负责人,主体负责人必须是具体的执行人;

2、主负责人对该流程的效率和效果负责;

3、主负责人负责相应流程的维护。

目的:保证试运行期间流程问题及时协调解决。

步骤三、各部门实施当期可以执行的流程。

具体包括:

1、流程管理部门根据流程执行周期的长短,确定当期实施的流程;

2、各部门实施当期可以执行的流程;

3、流程主负责人推进监督流程中各环节工作进度和质量,协调处理问题;

4、流程问题解决依靠细致的流程作业说明书。

目的:落实流程方案。

步骤四、试运行3周后,举行流程考试。

具体包括:

1、流程管理部门编制流程试题;

2、分部门同时进行流程考试;

3、将考试结果提交公司领导,并进行公布;

4、公司领导根据考试结果,提出奖惩意见。

目的:了解各个部门对流程掌握情况,提升整个公司的流程管理意识和执行意识。

三、试运行控制

步骤一、试运行期间,各部门进行流程记录。

具体包括:

1、各部门在执行流程期间,须按照流程方案的要求进行相关的记录;

2、在试运行期间,各部门还须进行流程执行不畅的记录;

3、各部门每周向信息部提交流程执行周报,报告执行总体情况。

目的:为发现流程本身或流程执行问题提供参考依据。

步骤二、流程管理部门现场检查流程执行情况。

具体包括:

1、流程管理部门经常去现场进行实施检查,检查流程执行情况和记录情况;

2、现场协调处理流程问题。

目的:保证流程实际执行不变形不走样,核实记录的正确性。

步骤三、流程管理部门召开周例会,发现偏差及时纠正。

具体包括:

1、流程管理部门召开周例会,了解项目执行状况,协调执行过程中出现的矛盾,随时发现偏差并及时采取纠正措施;

2、如果需要就某一流程进行讨论的话,则可以邀请和流程相关人员参与;

3、周例会是一个开放式的会议,相关人员如有需要都可以参加。

目的:及时协调和处理流程执行问题,保证流程顺利实施。

步骤四、信息部编写执行报告,提交公司领导。

具体包括:

1、信息部对流程执行情况进行总结分析,每周编写流程执行报告,提交公司领导;

2、流程执行报告反映一周的流程实施情况,包括进度、质量、问题、困难和下周主要工作;

3、公司领导审阅流程执行报告,给予评价和提供相关支持和资源。

目的:公司高层及时掌握流程执行情况,给予相应支持。

四、试运行验收

步骤一、流程管理部门编写流程试运行评审报告。

具体包括:

1、流程管理部门在试运行阶段结束前,编写流程试运行评审报告,流程试运行评审报告内容主要包括实施流程数、流程用户的评价,需调整流程情况,和流程相关的规章制度改善建议,实施过程和效果评价等

2、流程管理部门编写完成流程试运行评审报告后,和各部门沟通,将报告提交公司领导;

3、流程管理部门进行评审会相关准备工作。

目的:对流程试运行阶段进行总结,准备验收。

步骤二、公司领导进行流程试运行效果评审总结。

具体包括:

1、公司领导在评审会前2天,收到流程试运行评审报告,认真阅读,做好评审会前准备;

2、公司领导召开评审会,信息部经理汇报报告内容;

3、公司领导对照流程项目的预期目标进行评审,效果基本符合目标,公司领导宣布试运行验收通过;

4、公司领导对存在的一些问题提出整改意见。

步骤三、信息部根据评审意见进行局部修改。

具体包括:

1、流程管理部门根据评审的整改意见对相关流程进行修改;

2、相关部门对修改的流程进行相应管理标准修改,提交流程管理部门审核;

3、审核通过后,相关部门对修改后的流程和管理标准进行会签。

目的:尽快将评审意见落实到流程文件中。

步骤四、新的管理标准下发,正式运行。

具体包括:

1、总经理审批通过后下发新的管理标准;

2、流程方案正式运行。

目的:固化流程方案。


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