很多公司进行了管理流程的优化或再造，制定出了很漂亮的方案，然而在实施方面却遇到困难，导致方案束之高阁。为了解决这个问题，笔者在所参与的流程优化项目中进行了一些有益的探索，提出了进行流程试运行的方法，并对试运行的实施方式进行初步设计，在已经进行过的项目中，取得了不错的效果，现在这里与大家分享，并期望得到指正。
试运行一般可以分为四个阶段，启动准备、试运行组织、试运行控制、试运行验收，其中第二与第三阶段并行。现分别进行介绍。
步骤一、实施动员会，总经理发布命令，实施启动。
具体内容包括：
1、总经理宣布流程实施启动，强调对流程管理部门的授权，激励员工为流程实施成功而努力；
2、流程管理部门介绍流程实施内容；
3、其他部门代表承诺对流程实施的支持。
目的：营造流程实施气氛，使全体员工对流程成功实施充满信心。
步骤二、进行部门职责和岗位职责相应调整。
具体内容包括：
1、按照流程文件的要求，调整部门间职责；
2、按照流程文件的要求，调整部门内岗位职责。
目的：调整部门职责与流程工作相匹配，流程中的工作要求通过调整岗位职责来执行。
步骤三、流程管理部门组织各部门根据流程文件制修订管理标准。
具体内容包括：
1、将流程按部门编制，分发到部门；
2、部门按照流程报告，结合部门职责和岗位职责，同时由相关部门提交资料，编写管理标准；
3、信息部对管理标准进行审核；
4、各部门对涉及到的管理标准进行会签。
目的：通过制修订相关管理标准，使流程具有可操作性。
步骤一、流程试运行开始，流程管理部门组织流程培训。
具体包括：
1、流程管理部门负责牵头组织，针对流程方案培训业务骨干；
2、业务骨干针对流程作业说明书内容培训流程执行人。
目的：让每一个流程执行人了解流程内容，初步掌握流程方法。
步骤二、指定具体的执行人，即流程的主负责人。
具体包括：
1、流程管理部门信息部为每个流程指定相应主负责人，主体负责人必须是具体的执行人；
2、主负责人对该流程的效率和效果负责；
3、主负责人负责相应流程的维护。
目的：保证试运行期间流程问题及时协调解决。
步骤三、各部门实施当期可以执行的流程。
具体包括：
1、流程管理部门根据流程执行周期的长短，确定当期实施的流程；
2、各部门实施当期可以执行的流程；
3、流程主负责人推进监督流程中各环节工作进度和质量，协调处理问题；
4、流程问题解决依靠细致的流程作业说明书。
目的：落实流程方案。
步骤四、试运行3周后，举行流程考试。
具体包括：
1、流程管理部门编制流程试题；
2、分部门同时进行流程考试；
3、将考试结果提交公司领导，并进行公布；
4、公司领导根据考试结果，提出奖惩意见。
目的：了解各个部门对流程掌握情况，提升整个公司的流程管理意识和执行意识。
步骤一、试运行期间，各部门进行流程记录。
具体包括：
1、各部门在执行流程期间，须按照流程方案的要求进行相关的记录；
2、在试运行期间，各部门还须进行流程执行不畅的记录；
3、各部门每周向信息部提交流程执行周报，报告执行总体情况。
目的：为发现流程本身或流程执行问题提供参考依据。
步骤二、流程管理部门现场检查流程执行情况。
具体包括：
1、流程管理部门经常去现场进行实施检查，检查流程执行情况和记录情况；
2、现场协调处理流程问题。
目的：保证流程实际执行不变形不走样，核实记录的正确性。
步骤三、流程管理部门召开周例会，发现偏差及时纠正。
具体包括：
1、流程管理部门召开周例会，了解项目执行状况，协调执行过程中出现的矛盾，随时发现偏差并及时采取纠正措施；
2、如果需要就某一流程进行讨论的话，则可以邀请和流程相关人员参与；
3、周例会是一个开放式的会议，相关人员如有需要都可以参加。
目的：及时协调和处理流程执行问题，保证流程顺利实施。
步骤四、信息部编写执行报告，提交公司领导。
具体包括：
1、信息部对流程执行情况进行总结分析，每周编写流程执行报告，提交公司领导；
2、流程执行报告反映一周的流程实施情况，包括进度、质量、问题、困难和下周主要工作；
3、公司领导审阅流程执行报告，给予评价和提供相关支持和资源。
目的：公司高层及时掌握流程执行情况，给予相应支持。
步骤一、流程管理部门编写流程试运行评审报告。
具体包括：
1、流程管理部门在试运行阶段结束前，编写流程试运行评审报告，流程试运行评审报告内容主要包括实施流程数、流程用户的评价，需调整流程情况，和流程相关的规章制度改善建议，实施过程和效果评价等
2、流程管理部门编写完成流程试运行评审报告后，和各部门沟通，将报告提交公司领导；
3、流程管理部门进行评审会相关准备工作。
目的：对流程试运行阶段进行总结，准备验收。
步骤二、公司领导进行流程试运行效果评审总结。
具体包括：
1、公司领导在评审会前2天，收到流程试运行评审报告，认真阅读，做好评审会前准备；
2、公司领导召开评审会，信息部经理汇报报告内容；
3、公司领导对照流程项目的预期目标进行评审，效果基本符合目标，公司领导宣布试运行验收通过；
4、公司领导对存在的一些问题提出整改意见。
步骤三、信息部根据评审意见进行局部修改。
具体包括：
1、流程管理部门根据评审的整改意见对相关流程进行修改；
2、相关部门对修改的流程进行相应管理标准修改，提交流程管理部门审核；
3、审核通过后，相关部门对修改后的流程和管理标准进行会签。
目的：尽快将评审意见落实到流程文件中。
步骤四、新的管理标准下发，正式运行。
具体包括：
1、总经理审批通过后下发新的管理标准；
2、流程方案正式运行。
目的：固化流程方案。
AlphaFlow BPM流程管理平台
电话：400-888-6861
https://www.alphaflow.cn/
