企业应该在什么时候进行流程分析?

作者:AlphaFlow团队 时间:2022-10-28 浏览 :125

为了保持流程平稳运行,有必要定期进行流程分析。这可以使您的流程、业务和更广泛市场的变化保持一致。企业并不必等到年度回顾时才进行流程分析。如果您确定了一个看似效率低下的流程,那么进行特别分析也是一个明智的想法。

通常,审查流程是否成熟可以从以下迹象判断:这项工作花费时间比预期要长;员工的反馈表明流程不是最优的;来自质量控制或客户的反馈表明输出质量不符合预期;对于所涉及的工作来说,该流程似乎是资源密集型的;与工艺相关的成本高于预期,影响投资回报。

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还有其他因素可能会产生同样的迹象。除非进行彻底分析,否则您不会真正知道流程是否低效。一般流程分析主要有以下5个步骤:

1.确定要分析的流程

流程分析的第一步是决定要分析哪个流程。对于例行审查,您可以选择在整个业务中经常运行的流程,例如招聘实践、员工入职或项目启动,或财务审批流程中的报销费用、管理采购订单。甚至您可以选择分析一个新实现的流程,以检查它的工作情况。

2.收集有关流程的信息

一旦选择了要分析的流程,就需要收集尽可能多的关于流程当前如何运行的信息。这可以通过文档记录来实现,例如操作程序或质量手册,也可以通过采访工作人员及其经理来实现。

如果可以的话,也值得观察当前的工作流程,以便了解所有阶段是如何组合在一起,以及团队或部门之间的工作是如何分配的。在这个阶段不要吝啬,值得花时间彻底研究这个流程是如何工作的,所以当你进入下一个阶段时,你就完全清楚了。

3.规划现有流程

第三阶段涉及绘制当前或“现状”流程。这是关键阶段,因为它允许流程相关者可视化各个流程在实践中的真实情况。收集到的所有信息,都需要以逻辑、结构化的方式进行组织和呈现。有几种方法可以做到这一点,包括简单的业务流程图、业务流程映射和符号工作流图、泳道图和SIPOC。

SIPOC代表:供应商、输入、过程、输出和客户。它不同于其他技术,因为它没有按照发生的时间顺序安排流程步骤。相反,它分别关注这5个流程元素中的每一个。

4.分析流程

到了这个阶段,您可能已经很清楚现有流程隐藏的低效处。这是您使用简单问题进一步探究流程绩效的机会,例如:

流程中的哪些步骤最具影响力?我们如何改进这些步骤?哪些步骤取决于其他步骤?这种依赖性会减缓这个流程吗?可以删除或修改吗?这些步骤有没有必要?流程中哪里有意外的延迟?是什么导致这些延误?是否可以通过额外的资源或技术简化任何步骤?整个流程的资源需求是什么?它符合预期吗?

这一步最重要的是让流程相关者参与分析,包括与所做工作关系密切的参与者。

5.确定潜在的改进

流程分析的最后阶段是确定流程中可能的改进。利用您在分析阶段学到的一切,可以发现未来可以改进的领域。这些领域是什么,以及你应该如何改变它们,对于你的业务和组织目标来说都是独一无二的。

请记住,在这个阶段改进是假设的。你需要将他们付诸行动,并对他们进行监控,以真正了解他们是否推动了你所期望的变化。

至此,企业将从分析转向改进,并在设计阶段加入更广泛的业务流程全生命周期管理。

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