让审批工作流程更完善

作者:alphaflow 时间:2022-02-11 浏览 :849

在每一个结构化业务中,很多工作都围绕着在事情完成前获得正确的批准而进行,我们称这样的流程为审批流程。它像批准报销费用一样简单,也像改变公司运营政策一样重要。

对于没有审批工作流系统的企业,他们的工作更加复杂。员工首先必须键入或打印出审批请求,然后追踪必要的审批人以进行签字。这是假设他们首先知道谁有权批准该请求。在这种情况下,第一步将是投资一个好的审批工作流解决方案。

已经接受数字化转型的公司已经建立了批准工作流系统,使员工能够在舒适的办公桌上请求批准。他们只需登录系统并发起请求。根据部署的系统,系统可以自动确定组织中有权限的人授予批准。


让审批工作流程更完善

易于定制的审批工作流系统

在市场上销售审批工作流解决方案时,将易于定制作为主要决定因素是很重要的。我们的一个客户在定制他们之前投资超过几百万元的解决方案时遇到了很多麻烦。如果审批工作流系统没有这种敏捷性,企业就无法快速响应不断变化的市场环境。

改进流程

说了这么多,让我们回到我们讨论的重点。就像我们上面的潜在客户一样,已经有了一个审批工作流解决方案,并且想知道如何通过请求其他人的反馈来改进它,以帮助审批者做出明智的决定。简单的方法是给审批人一个额外的选择。除了“批准”和“拒绝”按钮,我们将添加一个“更多信息”按钮。选择此选项后,审批者将看到组织中的部门列表。在选择所需部门时,她将能够选择从中请求信息的员工。

一旦选择了合适的员工,审批者只需为员工输入问题并提交表格。然后,审批工作流程暂停当前审批流程,并将请求发送给选定的员工。

员工收到通知,登录审批工作流系统并提供必要的信息。提交后,问题和响应将添加到批准请求的评论跟踪中,并发送回请求批准者,然后后者可以做出决定。

更进一步

因为作为一个业务流程顾问,我们始终寻求持续的改进,所以我的一位同事就客户可能没有想到的另一种可能情况提出了一个问题。

我们如何处理客户不希望向其请求附加信息的员工获得有关主要审批工作流案例的任何访问权限或信息的情况呢?因为部分企业可能涉及安全问题。

举个例子,假设被授权的审批工作流请求是用于调查欺诈或对机密客户的请求。负责审批的管理人员将希望确保系统上对案件的所有访问都是在需要知道的基础上进行的。

通过采用上述方法,虽然请求信息的员工可能没有批准的详细信息,但他或她仍然可以看到通用信息,例如请求的标题,以及显示哪些员工获得批准的案例。

使用子流程

为了应对这一挑战,通过使用子流程,可以将附加信息请求与主要审批工作流请求分开,从而保持所需的机密性。审批工作流程不会将请求发送给员工,而是触发信息和查询子流程上的新请求。当在子流程中提供信息并且员工提交请求时,主请求会像以前一样更新。


只要有正确的解决方案和合作伙伴,就可以对流程进行改进。


本文标签:工作流审批流程