BPMS必须具备的十大功能

作者:alphaflow 时间:2021-12-22 浏览 :345

业务流程管理系统(Business Process Management System,BPMS)是一套集成的软件,通常简称:BPM套件。虽然许多供应商的产品还不能实现我们定义的BPM的所有功能,但它们正朝着这个方向发展。作为一个正处在高速发展中的市场,现有的软件将实现哪些BPM功能是由企业最关键的需求、供应商的背景和可用资源决定的。事实上,一些重要的供应商并没有提供一个集成的系统,它们只是就BPM的一两个特定功能提供成熟的软件或服务。 那么今天AlphaFlow主编给大家介绍一下成熟的BPMS供应商必须具体哪些功能?

BPMS必须具备的十大功能

1.无代码工作流管理解决方案

如果BPMS需要依靠IT部门的帮助来创建或修改它,那么要业务流程解决方案有什么用?BPMS的使用是为了让员工的工作变得轻松。因此现代流程和BPM解决方案几乎不需要编码。借助直观的拖放表单构建器、可视化工作流、仪表板和报表设计器等功能,业务所有者可以轻松快速地管理工作流,而无需完全依赖IT团队。

2.可定制的解决方案

有两个企业是相同的,它们的业务流程也不同。因此,您的业务流管理工具必须使您能够根据您独特和不断发展的业务需求自定义您的流程。从配置系统开始匹配品牌定位、根据自定义需求设计工作流、将它们连接到其他流程、设计符合需要的实时报告和仪表板,以及根据所需格式来发送通知、升级和报告。BPM平台必须提供完全的灵活性。发布后,流程的所有者应在需要时轻松进行更改和重新部署。

3.敏捷流程管理

许多事情并不总是按设计或计划进行,当发生这种情况时,BPM平台应该可以帮助您,能够处理意外情况并随时随地进行更改。例如:随时随地更改任务,可以重新打开、重新分配,甚至在必要时删除任务;随时随地更改决定,可以将已批准切换为拒绝,反之亦然;随时随地更改流程数据,修复输入的错误数据,编辑表单字段。因为您不能指望员工是完美的,留给他们的自由越多越好。敏捷工具可以防止重做工作,从而节省大量时间和烦恼。

4.表单编辑器,具有全面的数据捕获选项

一个优质的BPM工具应提供一个简单、直观的拖放表单设计器,帮助您捕获所需信息。如果界面难以设计或使用,用户将不会使用它。表单构建器可使用各种字段控件捕获任何数据,包括纯文本或富文本、单选或多选下拉菜单、复选框和单选按钮、网格和表格、日期、时间、数字、货币、电子签名、文档、音频、视频、图像或其他任何内容。

5.工作流模式

由于活动相互交织,因此选择与任何工作流模式兼容的系统是合理的,无论是顺序、并行、条件还是循环。

 a.顺序工作流模式

顺序工作流模式涉及一系列简单的步骤。当一个阶段完成后,它才开始下一步——通过将其分成多个部分,使您的团队免于漫长而令人筋疲力尽的过程的恐惧。

 b.并行工作流模式

组织中的任何一项任务都不是由个人独立完成的。它可以是涉及一系列步骤的一组任务,也可以是多人参与的任务。由于将步骤分配给不同的人,工作流管理系统使得执行任务变得容易。

 c.条件工作流模式

在上述示例中,如果财务经理因预算限制而拒绝采购,则应立即反映出来。可以使用这类条件工作流模式完成相同的设置,并且可以通知相关员工。

 d.循环模式

为需要多次审查和迭代的任务和作业创建循环工作流。例如,写新闻稿的事情需要多次更正和批准,这可以通过循环轻松实现。

当然,并非所有信息都旨在与给定流程或工作流相关联的每个人共享。智能工作流管理工具提供精细控制,以确保只有基于其角色的授权用户才能访问他们需要的信息。

6.流程测试模拟器

只有经过测试,您才能识别任何流程或工作流程中的问题和漏洞。如果您可以设计工作流程并使用配置的角色测试所有工作流程步骤,还有什么会更好?测试创建的流程将帮助您确保顺利推出并减少用户对业务流程自动化质量的投诉。

7.第三方应用程序集成

没有一家公司只依赖一种应用程序或软件,因此必须使用一种能够与其他应用程序和平台进行简单集成的解决方案。BPM不能独立于不同的业务流程而发生。因此,与其他应用程序集成是BPM必备的功能。例如,它可以将捕获的数据推送到任何第三方应用程序,或者从任何第三方应用程序中提取数据并在表单中使用它,以及启用任何第三方应用程序以触发系统中的流程等。好的BPM平台通常支持一种或多种方式将工作流与其他应用程序集成。

8.通知、提醒和升级

人有时会忘记事情。BPM系统工具应该向事件的相关者发送提醒和通知,以便可以无缝高效地执行工作流。相比之下,所有相关者都会了解工作的最新进展。

9.仪表盘和报告

实时报告和仪表板提供有关工作流程状态的可操作见解。深入分析报告和仪表板,能够以多种格式下载它们,甚至安排它们通过电子邮件、即时通信或其他渠道自动转发,这有助于快速做出明智的决策。   一个好的BPM平台能提供给企业高层领导驾驶舱功能。用户可以构建他们的报告和仪表板,并根据他们的需要即时修改它们。

10.自动触发器

任何企业中的工作流都是交织在一起的,一个流程中的操作应该触发另一个流程中的不同操作,例如AlphaFlow的RPA流程机器人就是这样一个工作原理,而且还可以快速自定义流程机器人。例如,收货可以发送收货单进行验证,并作为单独会计流程的一部分触发相同货物的付款。并且除了触发不同的流程之外,第一个业务流程的相关数据必须传递到新的流程中,这样新业务流程中的用户就不必苦苦寻找信息。

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