业务流程文档BPM完整指南(上)

作者:Alphaflow BPM 时间:2021-07-12 浏览 :138

什么是流程管理BPM文档?


流程文档概述了完成任务或执行流程所需的所有操作。从本质上讲,它解释了实施的“方式”,而不是“什么”。虽然通常用作内部文档,但它也被视为“动态文档”,这意味着该文档会根据需要进行更新。


您可以将流程文档视为执行复杂活动的详细说明集。在某些方面,业务只是复杂流程的集合。因此,流程文档是开展业务活动的重要蓝图。



为什么需要业务流程文档?


流程文档提供了许多好处,例如:


1.改进流程


许多流程是可重复的,并且是企业运作所必需的。通过写下流程,您可以减少猜测并使人们(包括新员工)更容易重复重要流程。


2.减少企业流程的不确定性


业务流程文档删除了业务中大部分模糊的组件。员工将更好地了解他们的角色和责任。除此之外,文档还包括:


明确的指挥链

概述完成流程的必要任务

显示谁被分配了什么


一般来说,文档应该易于员工按需访问。这种透明度将减少紧张并有助于让人们专注于工作。


3. 增强分析元素


企业可以通过分析流程和简化流程来提高效率。如果您有概述每个流程的详细文档,这将容易得多。除了流程本身,管理人员还可以更好地了解利益相关者。


4. 保存知识库


员工将在某个时候离开您的公司。有些人可能会跳槽到一家新公司。当员工离开时,您将面临失去他们知识的风险。详细的文档可帮助您保留这些知识。


通常,考虑这些流程文档示例:


哪些业务流程正在发生以及何时发生,以及它们对业务及其底线的影响。

流程中每一步的价值。

不同员工在流程中的角色。

完成流程或流程特定部分的说明。


流程文档通过提供各种流程的顶级视图来授权经理和其他利益相关者。作为培训材料和新员工入职,它也很方便。管理层可以花更少的时间培训新员工基础知识,因为他们可以求助于文档来了解流程是如何完成的。文档还可以加快学习曲线,帮助员工快速提高工作效率。


流程文档的目标是什么?


您的运营核心涉及流程。流程文档总是允许您跟踪、理解和分析正在进行的流程,以便您可以在未来复制和改进它们。文档提供了了解每个流程及其执行方式的机会。这还允许您获取反馈以进行改进。没有蓝图,建筑师不会建造或改变房屋,对流程的创建和改善来说,亦是如此。基于数据而非假设做出决策至关重要。如果流程不基于事实,商业业务就会受到威胁。


流程文档有助于:


改进和简化各种流程

分析和识别缺陷

提高流程和输出质量

节省时间和劳动力

降低总体成本

提高整个企业的透明度


最终,流程文档可以提高现在和未来的效率和生产力。适当、充分的文档需要付出努力和资源。然而,企业的回报往往是可观的。当您需要做出重大决定时,流程文档是您首先可以参考的内容。


谁参与了这个流程?


流程文档可以由特定活动和企业内外的广泛人员使用和创建。


项目团队:项目或流程团队负责文档。该团队应该以团队的形式协作生成文档。也就是说,指定一个不参与日常活动的人作为关键人物是明智的,因为他们可以更好地记录信息并更加客观。


利益相关者:公司内参与特定项目或流程的任何人也应该对流程文档感兴趣,无论他们的角色大小。


外部利益相关者:与外部各方共享信息可能很棘手,但获取外部利益相关者的信息至关重要。他们可以提供客观的意见和新鲜的见解。


材料和资源:将材料和资源视为单独的个体是明智的,因为它们的投入很重要,需要设置正确的资源对企业来说才有价值。


为了有价值和有效,需要仔细设计、构建和记录业务流程。通过尽可能多地捕获有关业务流程的详细信息,您可以获得所需的结果。