无论您是否意识到，所有的业务都有工作流。工作流是业务的实现方式，它们可以是高效的和逻辑的，或者是低效的和随意的。想想您的产品或服务是如何交付的，以及所有的步骤。这些步骤是否像在运作良好的机器中进行？还是一团混乱？
设计不好或管理不当的工作流会降低生产力，从而提高成本，并降低收入，这就好比一团混乱的机器。而设计良好、管理良好的工作流将您的团队推向最佳状态，帮助您节省资金，并增加收入。在竞争激烈的市场中，良好的业务流程管理BPM能力对于成功至关重要。优秀的工作流通过消除不必要的任务、自动化任务（或部分任务）以及改进文档和问责制，简化进入工作流程的步骤。
管理不善的工作流危害
当工作流开发时没有预先考虑，或者由于总是处于反应模式，它们往往不会高效或管理良好。当您的工作流管理不好时，您的业务面临许多问题：
•丢失、错位或损坏的与工作流相关的文档
•忘记或不知道自己在一个流程中的作用
•浪费时间追查出问题的地方
•如果公司应接受法规合规性审计，则会出现恐慌
工作流软件的基本功能
工作流软件可以让您思考进入工作流程的具体步骤，定义它们，定义谁对它们负责，可视化它们之间的联系，并对它们进行安排，使它们有意义。工作流软件也可以很好地发现哪里可以改进。通过使用工作流软件绘制工作流，可以更容易地看到哪些步骤是不必要的，哪些步骤可能是自动化的。更容易看出哪里可以用电子流程取代纸面流程。更容易知道何时收集可用于报告的重要数据，以及在审计时记录企业的行动。
通过工作流软件提高效率
在某些情况下，使用工作流软件绘制工作流的行为会凸显那些低效的流程，并提示您进行积极的更改。在其他情况下，您可能会意识到手动流程可以自动化，以节省时间。与手动创建报告相比，具有内置自定义报告工具的工作流软件可以帮助您的业务高效、更准确地满足报告要求。您可以使用工作流软件在流程的关键点生成自动警报，以便涉众知道何时需要他们的输入。
更好地遵守法规和审计
当你设计你的工作流程，让他们收集工作中的重要数据，然后在工作流程完成时按逻辑组织这些数据时，如果你的业务需要接受审计，你可以准备得更好。无论您是面临医疗保险审计，还是其它许可证审计，您的工作流软件收集、组织和报告的数据都会支持您的报表，并受到审计员的赞赏。
更好的客户服务
最终，更好的工作流程会让客户更快乐。随意的工作流程、可以自动化的手动工作流程和可以电子化的纸面流程不仅加快了生产速度，而且减少了错误，因此客户不太可能晚收到产品和服务时，依然心情大好。今天的市场竞争非常激烈，企业往往不容犯错误，由于工作流程笨拙、数据不准确以及手动、易出错的流程，而造成产品和服务的延误就意味着流失客户。
结论
工作流软件能够映射、设计、收集数据并改进使您的业务工作的流程。无论你从事的是重型机械制造业还是金融咨询业，工作流程都会为您的成功做出贡献。正确的工作流软件可以帮助您用更好的工作流替换效率低下的工作流，并帮助您对好的工作流进行微调，使其成为优秀的工作流。
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