工作流自动化的定义和示例

作者:alphaflow 时间:2021-03-17 浏览 :264

工作流自动化是一种简化基本流程和最小化工作延迟的简单方法。因此,工作流自动化的BPM可以帮助我们更快地完成工作。它通过自动化重复出现的功能,以人为本,把曾经那些机械化重复的工作交由自动化来处理。这样团队就可以进行更多的计划、策略制定和思考,而不需要放在这些缺乏价值的工作上。

什么是工作流自动化?

当我们采用传统的手动流程并创建一组规则来自动化某些关键步骤时,这就会发生工作流自动化。实现自动化的步骤是我们在工作场景中所说的“如果-然后”的一系列操作:

例如果客户进行了购买,那么他们会收到订单通知;如果一个员工刚入职,就可能立刻收到关于公司新人培训的各类文档;如果财务人员收到员工报上来的发票,就会自动通知报销人员已收到报销申请,等等。这样的操作不需要太多的思考,它们很容易自动化。这中工作流自动化简化了整个过程,让我们可以把时间用在更需要思考,更有价值的事情上。


为什么要使用工作流自动化?

工作流自动化可以使几乎任何流程更加高效和有效。通过把简单的任务从我们的工作中抽出来,它释放了我们更多的时间和精力,这样一来,我们能更好的发展自身的业务。无论是从运营方面还是从团队管理的角度来看,这些好处都是显而易见的:

1.提高清晰度和一致性

工作流自动化标准化了流程的各个步骤,使它们在定义的任务路径中保持一致。一旦这条路径被设置好,它就成为每个从事该项目工作者的指南。所有人要做的就是返回到工作流最初的设计,看看首先在工作流中发生了什么,该事件触发了什么,接下来会发生什么,等等。

这种清晰度对于今天忙碌的团队来说非常重要。没有它,总有谁都有可能错过关键的一步。一旦工作流自动化了,那么许多工作都可以自动发生,而无须我们花太多精力关注。

2.提供责任

责任对任何团队都很重要。当我们改进工作场所的问责制时,我们还可以同时改进:员工绩效、员工参与度和团队士气。

当我们设置工作流自动化时,我们将某些任务委托给自动化系统。如果任何任务需要人工输入或批准,则将其委托给特定人员。这样在一个工作流之间的协作也会加强,因为每个人都清楚自己的工作接下来将由谁负责,哪些问题由谁负责看管。

3.提高工作满意度

当我们自动化日常的任务时,这会增加员工的积极性,尤其是在挑战性工作上的时间。他们有更多的时间去制定战略举措,研究最新最佳的做法。这类赋予挑战的工作,恰恰能增加人们的工作满意程度。

4.提高生产力

由于工作流自动化将冗余任务从团队成员的待办事项列表中移除,因此他们可以用更高级别的工作来填补这些时间。在回访许多自动化工作流的团队得出的调查说,86%的人认为工作流自动化这一变化使他们更有效率。

5.降低出错风险

人为操作很容出错,例如在报销申请中,一个数字的输入错误可能带来一系列的错误计算。而这样我们需要花费更多的时间和金钱去修复。当我们自动化手动流程时,我们可以减少甚至消除输入错误带来的风险。

工作流自动化是一种简化基本流程和最小化工作延迟的简单方法。因此,工作流自动化的BPM可以帮助我们更快地完成工作。它通过自动化重复出现的功能,以人为本,把曾经那些机械化重复的工作交由自动化来处理。这样团队就可以进行更多的计划、策略制定和思考,而不需要放在这些缺乏价值的工作上。


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