bpm系统把工作从一个执行者传递给另一个执行者。这些系统能够平衡一组执行者的工作量。一旦执行者接到指派的工作，bpm系统就开始提示他们，并提供给他们完成该工作所必需的权力和活动时间表方面的信息。同时bpm系统也提醒执行者在指定时间内没有完成的任务。如果有工作没有被完成，bpm系统能够通报给监管人员并使其逐步完成。监管人员可以轻易地跟踪每个流程的进展，并积极主动地对意外采取正确的行动或反应。诸如此类的功能使得组织能够消除延迟和低效，作为回报将是成本的缩减和收入的增加。
erp系统本身并不能提供这样的功能。即使是那些拥有工作流程系统的erp系统，也不能提供综合性的流程计划和流程监控能力。
但是并不是每家企业都要用bpm系统，还是要根据企业的实际情况来定夺。
企业是否进行流程管理，主要还是看企业当前的规模以及是否开始进行规范化运作阶段，如果所有事情都由一个人或几个人拍板决定就不需要 如果企业达到一定规模推行流程管理还是很有必要，可以从流程管理中清晰界定业务的端到端流程并将一些隐性的知识显性化，精细化管理并从中找到优化点。
