业务流程分析的五个步骤

我们都知道业务流程分析有助于了解工作流程或业务流程中哪些部分的有效性。例如，找出流程是否达到其目标；发现常见的延迟和阻碍因素；观察团队和个人在流程中工作的一致性；确定技术需求来提高效率；以及确定需要改进的领域。那么，分析业务流程需要遵循哪些步骤呢？

步骤一：选择要分析的流程

根据要实现的业务成果确定要分析哪些流程。例如，该流程可能与收入、成本、利润或任何其他关键业务功能相关。您还可以选择一些长期未审查的旧流程。或者，您可以选择一个新实施的流程，来测试新流程是否贴近实际业务。

此外，还有几点要记住：专注于分析建议，设置完成审查的截止日期，可以从 2 周到 6 个月不等；如果流程复杂且耗时，您可能创建一个小型工作组来聚合审查。

步骤二：收集流程信息和 KPI

在一处收集与流程相关的所有原始信息。信息可以是不同类型的，例如流程图、所涉及的团队和个人列表、文件和文档、个人访谈的笔记、电子邮件线程等。建议在适用的情况下收集每个步骤的关键绩效指标。

有几点需要注意的是：

1.需要非常详细地收集必要的信息，这样不至于经常往返地补漏信息；

2.收集过程中，即使现阶段不能完全掌握流程全貌也没关系；

3.多与流程上的参与者沟通交谈以确定KPI和流程措施

步骤三：创建流程图

现在您需要解码所有信息并创建结构化流程。这是分析中最长也是最耗时的步骤。在实施创建流程图之前，请确保您了解创建流程图（例如工作流图）的常用工具和技术。

流程的可视化地图将增加您对业务领域的理解，并为您提供关键组件的鸟瞰图。详细的流程图将使您能够有效地完成后续步骤。

但在这里，仍然要记住几点：

1.根据您的习惯使用丰富的颜色编码和速记符号。例如。红色突出显示瓶颈步骤。

2.使用数字软件代替纸张来创建流程图。这将显着减少您的精力和时间

步骤四：分析流程

创建流程图后，让我们继续进行最重要的分析步骤。分析需要对 KPI 和措施的有效性有深入的了解。您需要查看以下分析领域：

A．需求分析——如果您可以不使用此流程或此流程的一部分，是否有任何多余的部分可以删除？这个流程是否符合管理层或客户的要求？

B.延迟分析——如果任何组件花费太多时间并成为瓶颈，您是否需要技术、资源或资金来防止这种延误？

C.资源分析——是否有任何流程步骤占用了过多的资源或成本？你能降低任何成本吗？你能提高任何人的效率吗？您可以自动执行某些手动任务吗？

步骤五：制定行动计划

现在您已经分析了流程并确定了明确的问题区域，是时候关闭循环并实施行动计划了。以下几点总结了制定行动计划的主要活动：

1.制定以行动为导向的战略，以改善短期、中期和长期的流程

2.定义目标、关键结果、有效措施

3.确定必要的操作，例如管理层签字

4.让 HR 参与人事变动

5.让 IT 参与技术自动化

6.定义一个紧凑的时间框架

7.监督整个进度并建立一致性

8.使用连续的反馈，这样可以帮助你回去改变的初始分析

业务流程分析是流程改进中必不可少的工作，也是需要非常细致对待的工作，它为流程改进提供了坚实的基础，也是业务流程管理中不可忽视的重要单元。