项目管理流程无法正常运作的五个原因

作者:alphaflow 时间:2020-06-30 浏览 :485

有时我们会遇到这种情况:你的团队正在加班;你还收到源源不断的临时任务请求;你的主管也不断要求你向他汇报项目的状态更新或进度报告。当你有足够经验的时候,你会知道频繁出现这种情况,项目管理流程可能就会出现中断了。

其实与以往相比,我们的工作方式比完成工作的状态更重要。如果我们的流程没有得到优化和简化,那么团队人员疲于应付上述的状态而精疲力尽。

团队和领导者如何利用大量的信息和数据,进行有效和高效的沟通,并顺利进行协作以按时完成工作?这篇文章我们为您指出项目管理流程无法正常运作的五个原因,并提供实用可行的解决方案来帮您和您的团队步入正轨。

问题一:当我们无法跟上所有临时任务的请求

项目中期和最后一刻往往会接收到来自各方的请求:出现意外的报告、相关部门的反馈、种子用户的评论等等。我们遇到的一些企业甚至声称,在这个阶段他们将多达一半的时间用于计划外的工作。观察他们工作状况报告,我们会发现他们仅将43%的时间花在主要工作上,其中每天经历13次以上的工作中断。每次中断后又可能需要20分钟才能返回到手头的任务。这种处理临时工作的常态造成了企业效率低下的一个主要原因。

现代工作管理要求为各种工作做好准备,无论计划内还是计划外,做好应对突发事件的准备至关重要。尤其是要知道,即使制定了强有力的项目计划,也很难完全按照计划进行工作。

有时我们也需要知道,收到请求并不意味着必须遵守每个请求。跟踪临时工作是为了帮助企业获取工作的可见性,我们可以通过设置明确界限并标准化请求来确保临时任务的管理。在工作进行时保持井井有条,让临时任务在预定的约束框架下推进,才能最大程度上确保任务的完成度。

问题二:当我们看不到团队正在做什么

毋庸置疑,遇到这种情况说明团队要么就是任务分配较为混乱,要么就是任务信息传达不明确,这都阻碍了工作的透明度。当我们不知道自己的时间用在哪里时,也无法确定工作的优先级。如果优先级不明确,整个团队就会变得紧迫,没有工作的可见性,就不可能进行有效的时间管理,这是项目管理的核心。

同时,可见性低也是导致工作灵活性不足的主要原因,这样的团队往往缺乏快速适应项目变化或响应变化的能力。

不仅如此,由于缺乏可见性,几乎无法评估人们的工作。虽然员工应该学习如何增强自己的可见性,尤其是在绩效考核面前,但经理们仍需要对团队的工作具有一致的可见性。一方面这确保了公平,另一方面也便于团队成员可以提供有用的反馈,并为未来的项目做好计划。

低价值的沟通和雍长的会议往往是阻碍工作可见性的最大元凶。只有通过集中的工作管理和简化的流程才能帮助员工随时检查自己的工作内容,也帮助管理者及时访问成员工作的状态。

工作流管理能够帮助团队改变这种不可见的状态,让每个协作的成员都理解任务并保持认知的一致,这样才是保证任务最终达成的最佳手段。

问题三:当各种应用工具彼此互不相连

在企业调查中我们发现,将近一半的员工表示,执行工作所需的应用程序和程序数量会影响他们的工作效率。一方面是沟通工具造成的延迟。即使用即时通讯软件,对于一个庞大的项目来说,要确保100个人收到消息都会造成整个团队工作时长的浪费。

沟通工具只是一个侧面,更不要说我们的企业还要面对CRM、HRM、ERP等等工具。要何时连结这些工具,何时分割这些工具,对许多团队来说都是鱼与熊掌的两难选择。

了解何时连接工具,何时切割工具。

组织和精简工具集的第一步是在可能的时候进行合并和连接。我们可以通过BPM平台去集成这些系统的数据,让它们在一个统一管理和调度的状态。而对于已经过时或无法起到作用的工具则需要果断丢弃,例如内部电子邮件等。

问题四:当我们无法混合多种工作方法

现代项目管理也不再只是一种方法的管理,它往往要求我们用多种方式整合来管理一个或多个项目。例如,有些项目往往需要运用到传统项目管理和敏捷项目管理的两种模式。如何为企业找到最佳的组合模式,成为管理者考虑的新的议题。

在我们接收到的反馈来看,44%的项目经理说瀑布和敏捷管理需要共存。管理者的工作是找到可以在两者之间进行转换的工具、汇总数据、报告每个人的进度并将团队整合到不同的方法中。

同时,您还应该了解使用每种方法的利弊。混合使用各种方法时,至关重要的是让团队成员接受培训,清晰理解每种方法的优劣。

问题五:当没有一个单一的工作平台统筹工作

我们谁都无法承受混乱的状态出现在流程中或工作的任何部分,这会大大降低我们的效率。

企业工作流管理应该包含所有类型的工作(计划的和计划外的),方法论(敏捷式和瀑布式)以及参与者(技术和业务),它应该是管理企业整个生命周期的整体。

企业工作流管理着重于从初始请求到交付以及任务、问题、项目的度量的可见性。它是管理工作请求、跟踪工作进度、管理资源、规划能力、收集项目数据以及提供可轻松针对任何受众进行自定义的并且可见性的单一工作场所。如果你还没有找到这种方式,你就应该试图了解一下BPM管理平台,让它成为串联你企业工作流程的核心平台。


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