流程设计的七个阶段

发布时间:2022-04-11

依照夏普公司的方法,业务流程变更方法可以分为七个不同的阶段。每个阶段都有助于更新和改进业务流程的最终目标。在本文中,我们会快速回顾他们的方法论,来解释每个阶段及其作用:

1.识别和范围:在改进流程之前,您需要了解情况。在当前执行过程中,您的流程如何工作?谁参与?您在此阶段的目标是确定真正的流程和参与者。为什么要强调“真实”?因为,流程文档并不总是最新的或准确的。通常,流程在纸面上看起来非常不同。文档对改进流程有所帮助,但您还必须查看实际的流程。

2.初始现状分析:一旦您对实际流程和参与者有了很好的了解,就可以开始现状分析了。在流程的每个阶段,每个相关的利益相关者会发生什么?该阶段怎么改善?逐个利益相关者考虑这个问题。使用您对这些问题的回答来为未来流程设定目标。您应该成为影响每个利益相关者的目标。

3.更详细的现状分析:在上一阶段,您确定了现状流程的各个阶段。是时候在更深层次上参与这个流程了。仅仅识别或解释您的流程是不够的,您需要了解其所有组成活动以及工作和信息如何流动。您可能会发现创建扩展范围模型或绘制工作流很有用。

4.最终的现状分析:我们知道您可能在想什么:“更多的现状分析?”“需要这么做吗?”简单的答案是肯定的。彻底地分析是值得的。在此阶段,需要对您的流程进行全面评估,并开始产生具体的改进想法。在这里概述了用于执行整体分析的框架。

5.完善待改进的想法:夏普方法的前四个阶段关注您当前的流程。最后三个则是来看看它是怎么回事。在最后一个阶段,您应该已经开始通过逐个查看流程促成因素来产生改进的想法。现在是时候完善这些想法了。为此,您需要确定未来流程的关键特征。

6.按因素评估未来的功能:一旦您获得了关键功能列表,请从六个角度考虑每个功能,每个促成流程的因素记录一个。当你分析每个特性时,问问自己这个问题:这个特性可以在没有任何不可预见的后果的情况下实现吗?

7.设计成为流程:在此阶段,您将设计您的未来流程。您的设计应该通过之前阶段中执行的严格和广泛的分析来了解。当你设计你的未来流程时,首先安排基本活动并建立流程。谁参与了每项活动,他们如何执行?工作如何交接?

请记住,业务流程设计本身就是一个流程,您必须系统地完成每个阶段。完成后,不要忘记回望总结。什么进展顺利?哪些步骤最有帮助?有什么可以做得更好的?您可能必须设计另一个流程,因此请务必记录您的学习成果以备下次使用。

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