企业流程优化的十大原则

发布时间:2023-11-07

1990年,麻省理工学院教授哈默博士首先提出了业务流程再造(BPR)的概念。他认为,业务流程再造就是从根本上考虑和彻底地设计企业的流程,使其在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显着的提高。哈默的BPR思想曾被认为是“恢复美国竞争力的唯一途径”,但是从根本上考虑和彻底地设计企业的流程彻底改变了企业多年来的工作习惯,导致了很多的失败案例。所以,很多学者认为BPR过于激进。因此一些企业在实施业务流程变革过程中,不是对现有流程进行全新设计,而是对现有流程进行柔和的、循序渐进式的改进,使之符合变革目标的需要,这就随之提出了流程优化的思想。

业务流程优化的内涵

流程就是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的为客户创造价值的活动。企业流程是指为了完成企业的某一目标或任务而进行的一系列跨越时间和空间的逻辑相关活动的有序集合。企业业务流程关系到整个企业的运作,因而它是整个企业的核心,企业业务流程管理是企业管理的基石。

业务流程优化,是从企业绩效出发,对现有工作流程进行调研、分析、梳理、完善和改进,打破部门壁垒,增强横向协作,进而提高企业运作效率,降低企业整体运营成本,从而保持企业的竞争优势。

企业外部环境的变化和内部规范管理的要求促使企业不断进行业务流程的优化,以提高企业的竞争实力,实现企业快速、稳定、可持续发展。业务流程优化的内涵是是以企业现有业务流程的问题为指向,对现有流程进行调研、分析、梳理、完善和改进,利用IT技术和其他配套支持手段,在满足业务和管理需要的前提下,打破部门间的壁垒,按照最简单、最直接的方式运作企业业务流程,提升企业敏捷性及适应环境变化的能力,尽可能减少无效的或不增值的活动,减少等待时间、协调工作量和重复工作等。例如,审批类流程要考虑审批的分级分类,重在审批规则、审批要素、预算控制和授权体系,减少审批层级和时间等。

业务流程优化的十大原则

企业面对日新月异的外部市场环境和内部运行的低效率状况,原有的组织结构和业务模式已难以适应当前市场和经营环境的变化,必须对现有业务流程加以调整和优化。而很多企业在流程优化过程中面临着更现实的问题,如何去优化一条条具体的业务流程,应该遵循什么原则,流程优化才能按照正确的方向持续进行?本文将业务流程优化的原则总结如下:

1、以流程为导向。

改变原有的职能导向管理模式,根据流程的要求设置相应职能岗位,而不是根据现有的职能岗位设计流程。实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变,提高业务流程的运转效率,从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标。

2、基于现实。

业务流程优化应充分考虑公司现有管理基础、资源能力现状。同时,应走出办公室,亲身体验,绝不可少数人闭门造车。

3、循序渐进。

业务流程优化是一个渐进式的过程,不可能一步到位。业务流程优化的基本过程是:现有流程描述——探讨其合理性——流程改善——流程运行——再探讨——再改善。这样循环往复的过程,在此过程中不断进行改善,从而最终达到最优设计。

4、面向客户。

流程的客户是使用流程产出的外部组织、内部部门或个人,流程存在的意义在于最大程度的满足服务对象的需求。比如订单处理流程是满足客户对订单涉及的产品、服务、质量、交货期的要求。招聘及培训流程是向相关业务部门提供符合岗位要求的新员工等等。

5、结果导向。

客户是流程的终点,流程绩效应是客户意志的体现,流程产出应符合客户要求,流程的各组成要素及相互关系应以最快速度、最低成本、最小风险和最高品质的确保流程产出。

6、职责完整性原则。

尽可能使一个人或一个部门完成相对独立的功能,明确流程节点之间的相互协作关系,这样才能打破部门间的壁垒,减少协调工作量。因此,流程优化应根据业务关联度的高低进行业务处理功能的分解和并归,将业务关联度高的业务处理功能归并到同一个岗位或同一个部门。

7、并行原则。

在流程执行过程中,应尽量缩短业务处理时间,对能够平行开展的工作尽可能安排平行开展,这样可以缩短流程各个节点之间的等待时间。让流程后续过程中的有关人员参与前段过程,如果没有必要参与,也将前端信息及时传递给后续过程的参与者,消除信息孤岛,从而使节点之间进行良好的对接。

8、价值增值。

通过流程设计,应尽量提高与价值创造有关节点活动的运作质量,减少不必要的非增值作业环节,规范剩余节点中具体的活动内容,紧紧围绕为主价值链提供迅速和有力的服务。

9、定义精确。

流程的产出、流程活动、流程投入等各组成要素的特征必须定义精确、清晰,应尽可能量化。

10、IT支持。

业务流程优化过程应该尽可能的与信息技术应用相结合,即利用信息技术的手段规范管理体系、固化业务流程,并提高信息交互速度和质量。业务流程优化离不开IT的支持,信息化是流程优化的基础,它是提供信息共享和执行业务流程的工具和载体,可以提高流程的运行效率和对外部变化的响应速度。

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