企业应自动化采购流程的五个原因

采购部门虽然很容易被忽视，但却是许多企业不可或缺的职能。该部门的核心职责是识别、分类并与最合适的供应商达成协议。通过采购流程，企业可以引入新技术、商品和服务，以确保其人员和流程得到支持并不断得到改进。

然而，尽管他们在支持和推动业务发展方面发挥着不可或缺的作用，但许多企业并没有意识到采购实际上是效率最低的部门之一，对公司成本造成了重大影响。采购团队通常仍然通过Excel电子表格、手动生成的文档和电话等传统工具来管理流程。这意味着，采购团队通常不是专注于降低风险和未来规划，而是花时间执行政策、追查合同、重复输入数据或手动文书工作。

随着流程自动化的实施越来越普遍，包括采购在内的所有部门都必须以与整个业务相同的速度前进。

一般来说，当前采购部门面临五个主要问题：

1.浏览复杂的采购框架和政策是一个既耗时又令人困惑的过程。

这可以说是采购团队面临的最重要的问题之一。某些地方缺乏指导方针意味着采购流程每次都需要重新定义。在没有标准化框架的情况下寻找和管理新供应商的过程会导致不必要的工作支出，并可能导致公司在不适合供应商上浪费金钱。这不仅会影响团队的成本，还会影响整个业务。

2、采购相关单据的创建涉及大量人工复录。

这个过程不仅非常耗时，而且很容易出现人为错误，并且经常会导致效率低下、不必要的通信往复。重要采购文件中的人为错误也可能导致严重的合规违规，因此需要关注大量细节，当员工同时管理多个文件时，这些细节通常难以规范。

3.文档执行流程难以导航、乏味且冗长，员工和客户必须下载、签署和重新发送他们的文档

管理文件执行的时间表并确保客户按要求签名是一个非常漫长的过程，需要大量的手动管理和对细节的关注。如果没有适当的自动化流程，采购经理通常会跟踪合同执行状态，从编写到手动签名，并且经常通过来回发即时通信或邮件完成合同细节的确定。这种无处不在的流程可能会使跟踪合同等文件的状态变得困难，从而导致整个业务的延迟。

4.现成的解决方案迎合标准流程，但无法根据独特的业务需求进行定制，并且对持续的流程变化很僵化

虽然采购团队使用现有技术，但它们主要以预设和僵化的方式解决问题，很少能满足每个企业独特且不断变化的需求。任何更改都需要繁重、耗时且成本高昂的定制，导致采购团队采用高度手动的流程。

5.每次采购的可见性有限，因为它们通常通过电子邮件或电子表格进行管理，并且当发生事故时，需要大量时间来对所发生的操作进行审计跟踪。

这可能对业务不利，因为有限的可见性可能导致采购团队和各个部门的采购翻倍。这不仅是浪费时间，而且经常会导致使用不必要的资源。此外，缺乏可见性，尤其是对高层管理人员而言，意味着一些效率低下的情况会被忽视。由于流程中有如此多的部分未被跟踪，因此很难知道从哪里开始审计并在出现问题时让任何人承担责任。

企业通过业务流程自动化来帮助采购流程，提高透明度、增加流程定制灵活性、更高效的文档处理、简化录入以及建立标准化，提高采购效率，为企业整体运营带去巨大的价值。