流程发现:如何梳理流程?

发布时间:2022-04-11

流程发现的目标是明确现有流程,以便让所有相关人员了解、理解和共享。流程发现用于澄清和记录当前情况(通常称为原样流程),原样定义通常用作流程改进工作的起点。

有三种常见的流程发现方法:

研讨会议

在此方法中,协调人负责收集主题专家(SME)和最终用户对所研究流程的观点。这些观点的收集可以在访谈期间单独进行,也可以集合进行在一个研讨会期间。在发现过程中,每个人都用自己的话描述它们:他们如何参与流程、为什么这样做、用什么支持他们的工作、在哪里以及何时工作。研讨结束后,协调员负责将所有收集到的信息汇总并关联到一个连贯且独特的描述中。

现有文件

在企业内存在流程文档的情况下,简化从文档中提取和收集相关信息的过程。然后,流程发现包括在文档中识别各种活动、参与者、工件、事件、系统以及所追求的目标。此类发现的一些常见文档来源是标准操作程序(SOP)、治理或标准一致性文档、内部政策和手册。

事件日志

自动化发现工具也在流程探索中发挥作用。这种新方法通常称为流程挖掘,支持组织日常运营的信息系统生成的日志由寻求提取处理模式的软件解释。

所有发现方法的挑战是设法确保分析的完整性。简单的分析技术,如“5W+H”(如何、谁、什么、哪里、何时和为什么)提问确保覆盖面全面。确定“事情如何完成”的典型问题包括:谁参与完成任务、完成任务涉及什么、在哪里完成、什么时候完成以及为什么要完成。通过对这些问题所收集来的答案进行筛选和甄别,找到流程改进的薄弱环节,有的放矢。

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