如何构建流程资产库?

作者: 时间:2024-03-28 浏览 :149

我们将想象一家通用的跨国公司,在世界各地的许多不同地区都有业务。 这意味着它需要促进多种语言、核心流程的通信以及必要时流程模型的变化。让我们看看如何实际做到这一点。

使用文件夹对流程进行分类

第一步是您可以将在AlphaFlow中创建的所有流程模板都存储在文件夹中。 这些文件夹可以有子文件夹。

我在这里为我们假设的跨国公司建议的是在树的顶部有一个主导文件夹。 我称之为核心流程。然后考虑设置权限功能。有时,99% 的员工将永远不必直接与此文件夹交互,而只需访问他们有权访问的文件夹中的某些内容。

在此文件夹中,子文件夹和子文件夹以反映公司结构方式存在,一般按部门细分。

我还会在树的顶部有另一个文件夹,其中也可以存在本地特定版本的进程。 该文件夹内的子文件夹结构将反映核心流程,除了顶部的附加层用于区域或语言(取决于公司结构)。

这些文件夹可能包含相关核心流程的潜在其他语言变体,或者包含核心流程的迭代版本。 可以使用、测量和评估这些迭代版本来衡量性能,然后建议集成到库的核心流程部分中。但是,对于流程模型的微小更改,您可以简单地在核心流程中编辑原始版本,它会针对每个运行的新清单自动更新。您还可以将文件夹一直追溯到组织内的特定子团队或工作组。

使用标签使相关流程易于查找

如果您有大量流程,那么您可能需要创建一个有效的标记系统来帮助您浏览所有流程甚至搜索相关流程。您可以根据需要调整系统。

如果您创建了一个流程供员工在构建新流程时使用,那么一个步骤可能是确定他们正在构建的模板的数字标记。 

这可以为所有可用流程提供不断增长且灵活的分类。 如果这个系统对于流程资产库来说足够大,那么对于您的业务来说它也应该足够大。

分配用户权限以控制访问

我知道这听起来不像是一个独特的功能。但是,我认为这可能是使庞大的流程资产库真正可供日常工作人员使用的关键。

我听过关于信息框架最极致的概括:“最好的信息架构就是向人们准确展示他们需要看到的内容,而不是其他内容。”

我同意这种观点。我不希望我为了跟踪流程而与之交互的屏幕被其他部门的流程淹没。我想要我需要的东西,并且我想要它在我面前。

同样从商业角度来看,您不想流程资产库要开放访问,例如百科和知乎那样。 因为您可能会考虑专有信息、安全程序或财务系统的安全性。您不一定希望所有这些信息对每个人都可用且可见。

通过我们的用户权限功能,您可以将用户分配到特定文件夹。 他们将看到分配给他们的文件夹的内容,而没有其他内容。

您还可以将人员分配到组,然后通过某人所属的一个或多个组控制访问权限。

本文标签:流程资产

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