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心得分享:协同管理下的OA与BPM

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:233时间:2019-08-16

OA,即办公自动化,是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率,最先在国内流行的时候喜欢打“无纸化办公”这张牌,将企业或者政府的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等等诸如此类的业务用计算机完成,充分解决了因企业中存在的层级结构使得传统的办文程序的问题:从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节,复杂,流转时间长,最终导致办公效率低。这一点在目前很多与政府打交道的事情中仍然大量的存在。

协同管理概念的出现,其实分为了两个阶段。第一个阶段是协同OA,即通过互联网,让企业、政府能够自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架,以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常办公需求。在协同OA的基础上,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等,这就到达了第二个阶段——协同管理软件。通过流程,实现信息的协同、业务的协同和资源的协同,方便企业的管理。其实这个概念很宽泛,因为ERP系统也提到要实现物流、资金流、人力和信息流的协同。

协同管理更应该是一种思想,而不是一套软件。体现了协同管理思想的软件应该能够做到以下几点:信息网状思想(让企业相关联的信息能够通过要素关联起来,方便追踪);业务关联思想(软件要体现业务部门之间的关系);随需应变思想(软件中体现的信息网和业务关联可以随时因为某个业务或者某个目标进行改变,结成新的网络和关联)。

BPM其实是协同管理的更高要求。协同管理的最后一点提到了随需而变。如果软件在实现能够随需而变的基础上,做到对于“需”如何产生,“变”的效果如何衡量的支持,就可以说达到了BPM的高度。BPM全称Business Process Management,即业务流程管理,是一套达成企业各种业务环节整合的全面管理模式。其起源于90年代美国管理专家业务流程重组(BPR)的思想。

“重组”两个字让人感觉是翻天覆地的变化,被很多企业所质疑;人们更多的接受“优化”,这也就是BPM系统的核心。

BPM软件的第一步是实现企业现有的流程。企业关于流程的制定和规范包括多个文档,例如业务运作流程、作业指引、岗位说明书、人力资源管理体系等等,如何把这一系列信息有序的组织并体现于系统,是BPM软件的面临的第一项挑战。在BPM系统的实施过程中,厂商往往要花费大量时间与使用者进行沟通确认,最终实现。

BPM的第二步是能够对流程运行效率进行有效的分析,让企业找到需在哪里,变的依据。这种分析包括但不限于以下几个方面:活动(是否过于复杂,存在精简的可能性);活动实现形式(是否能用更有效率的工具来实现活动);活动的逻辑关系(各环节的先后关系可否作调整以达到改进目标);活动的承担者(是否可以通过改变活动的承担者来使流程更有效率)。

有了明确的分析报告,BPM软件应该提供的第三个功能就是灵活的改变现有的流程,不需要花费企业过多的人力和物力,或者可以在正式变动之前提供变动效果的模拟分析报告,以便企业的决策者能够做出正确的判断。

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